Voicemail là gì? Ưu và nhược điểm của dịch vụ voicemail

Nội dung

Voicemail là một trong nhiều tính năng hữu ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp và là công cụ tuyệt vời làm cho dịch vụ khách hàng trở nên trôi chảy, kịp thời hơn. Voicemail cung cấp những tin nhắn âm thanh cho chủ thuê bao mỗi khi chủ thuê bao không thể trả lời hoặc máy bận, tắt máy. Ngay khi hoàn thành, voicemail sẽ lập tức chuyển tới hộp thư thoại để người nhận có thể nghe được lời nhắn từ thuê bao gọi nhỡ và xử lý các thông tin kịp thời.

1. Voicemail là gì?

Voicemail (hay có thể hiểu là hộp thư thoại) - dịch vụ cung cấp tin nhắn dưới dạng âm thanh cho chủ thuê bao mỗi khi không thể trả lời hoặc máy bận hay tắt máy. Sau khi hoàn thành, voicemail sẽ được chuyển tới hộp thư thoại của người nhận dưới các dạng âm thanh hoặc văn bản.

Bên cạnh phục vụ cho nhu cầu cá nhân, voicemail cũng đang phát triển trong hệ thống Contact Center của nhiều doanh nghiệp để thu nhận và xử lý các tin nhắn thoại từ khách hàng kịp thời nhất.

Tin nhắn thoại hay voicemail là một cách vi tính hóa để lưu trữ và gửi thông điệp tới người nhận một cách thông minh. Người dùng địa phương, ở xa và người dùng di động có thể sử dụng hệ thống nhắn tin thoại thông qua điện thoại cố định hoặc điện thoại di động.

Tin nhắn có thể được tạo trong hộp thư thư thoại của người dùng hoặc có thể chuyển tiếp đến hộp thư thoại khác, giống như email.

Khái niệm về voicemail ngày càng phổ biến và ứng dụng trong nhiều trường hợp

Voicemail thường được sử dụng trong các trường hợp đa dạng:

- Khách hàng liên hệ với công ty, tổng đài ngoài giờ làm việc: tổng đài hoặc công ty, hệ thống không có nhân viên trực, khách hàng sẽ để lại voicemail trên hệ thống để được ưu tiên gọi lại và giải quyết nhanh chóng vào hôm sau.

- Khách hàng liên hệ vào các ngày lễ, tết không có nhân viên trực làm việc để trả lời cuộc gọi.

- Khách hàng gọi tới khi tất cả các máy tư vấn đều đang bận, tất cả nhân viên đều đang tham gia vào cuộc gọi khác, thời gian chờ vượt thời gian tối đa trong hàng đợi.

- Liên lạc với người thân, bạn bè gia đình mà người thân bạn bè đang tắt máy, bạn có việc cần trao đổi và để người thân nắm được ngay sau khi mở máy.

Mục tiêu của voicemail là giúp người gọi truyền tải đi thông tin ngay lúc đó khi không liên lạc được; thông tin sẽ không bị bỏ lỡ thông tin và người nhận có thể phản hồi sớm nhất, nhanh chóng nhất khi tổng đài được mở lại. Dịch vụ này hiện đang rất phát triển ở các nước trên thế giới và ngày càng phát triển đang dạng tại Việt Nam.

2. Cấu trúc của voicemail

Hệ thống thư thoại voicemail bao gồm các hình thức:

- Tin nhắn thoại.

- Danh sách phân phối thư thoại.

- Gửi fax đến và fax theo yêu cầu trong hộp thư hay email.

- Phản hồi giọng nói tương tác.

- Mẫu giọng nói có thể truy cập từ mọi nơi trên thế giới bởi bất kỳ đối tượng nào.

Cấu trúc thoại thường dùng trong dịch vụ thuê bao cá nhân hay dịch vụ tổng đài khi có voicemail cũng thường xuyên được xây dựng theo mẫu, ví dụ cụ thể như sau:

Với dịch vụ thuê bao dạng cá nhân, người gọi có thể để lại lời nhắn sau khi kết thúc chuông chờ cuộc gọi và hiển thị thông báo “thuê bao quý khách vừa gọi hiện không liên lạc được/ hiện đang bận, vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp”, sau đó các bạn để lại lời nhắn, lời nhắn sẽ gửi tới đối tượng sau khi đối tượng mở máy hoặc tiếp sóng.

Cấu trúc của một voicemail phổ biến hiện nay

Với dịch vụ tổng đài thường dành cho các công ty, phần mềm, hệ thống sẽ chuyển tín hiệu để khách hàng để lại lời nhắn bằng câu thoại “ Hiện tại, tất cả các nhân viên đều đang bận, quý khách vui lòng gọi lại sau hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp” hoặc là “ Hiện tại, công ty đang ngoài giờ làm việc, quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp để chúng tôi liên hệ lại sớm nhất. Cảm ơn quý khách.” Khách hàng sẽ được nhân viên liên lạc lại sớm nhất sau khi đến giờ làm việc.

3. Ưu và nhược điểm của Voicemail

Ưu điểm của Voicemail

- Phục vụ khách hàng 24/7

Doanh nghiệp và nhân viên của bạn sẽ luôn có thể liên lạc được một cách nhanh chóng nhất nhờ thư thoại. Mặc dù thư thoại không phải lúc nào cũng dễ chịu như nói chuyện trực tiếp với người nhận, nhưng tốt hơn là hoàn toàn không liên lạc được với ai đó hoặc đang có việc gấp mà không biết người kia lúc nào sẽ mở máy.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công việc hoặc vị trí mà nhân viên thường xuyên không sử dụng điện thoại. Chẳng hạn như nhân viên bán hàng, nhân viên lái xe hoặc nhân viên phục vụ đi du lịch hoặc khi nhân viên thông thường không thể trả lời điện thoại của họ trong khi tham gia cuộc họp.

Voicemail mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng

- Giúp lọc cuộc gọi điện thoại

Nhân viên của bạn có thể sử dụng thư thoại tiện lợi để sàng lọc các cuộc gọi đến. Các cuộc gọi có mức độ ưu tiên cao sẽ nhận được phản hồi nhanh chóng hơn còn lại những cuộc gọi khác sẽ được xử lý sau.

- Hạn chế được thời gian chờ đợi

Đối với hầu hết mọi người, không liên lạc được là một trải nghiệm khó chịu. Với thư thoại, đối tác hoặc khách hàng có thể nhanh chóng thông báo, xử lý các vấn đề của họ mà không cảm thấy như thể họ đã lãng phí thời gian khi xếp hàng chờ đợi. Sau đó, người nhận cũng có thể trả lời cuộc gọi ngay khi có thời gian, giảm thời gian chờ của người gọi.

- Chi phí để nhân viên trực được giảm bớt

Thư thoại có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho nhân viên trong khi vẫn cung cấp dịch vụ khách hàng đạt chất lượng tốt. Với thư thoại, ngay cả ngày nghỉ, buổi tối, khách hàng cũng có thể lưu lại vấn đề của mình để nhân viên hỗ trợ khi đi làm trở lại.

- Đáp ứng được xu hướng hiện đại

Đối tác và khách hàng có thể để lại thư thoại để liên lạc các vấn đề khác nhau của họ mà không bị gián đoạn. Một khách hàng hoặc khách hàng có thể tập trung vào các mối quan tâm chính của họ khi lên hệ mà không bị phân tâm bởi thông tin không liên quan.

Nhược điểm của Voicemail

- Vấn đề bảo mật

Tin tặc có thể lợi dụng hệ thống ghi âm tin nhắn qua các email rác, cuộc gọi, tin nhắn hoặc các nền tảng mạng xã hội khác nhau bằng kỹ thuật giả mạo như lừa đảo qua điện thoại, lừa đảo hệ thống điện thoại internet hay sms. Những kẻ lừa đảo có thể đọc tin nhắn, lấy thông tin nhận dạng cá nhân nhanh chóng và thông tin bí mật của công ty.

- Chi phí cao hơn so với gọi thông thường

Liên lạc bằng thư thoại đắt hơn các loại dịch vụ thư khác hay liên lạc trực tiếp, vì thế thư thoại chỉ được sử dụng cho một số thư quan trọng và riêng tư.

- Sự khác biệt về ngôn ngữ

Kỹ thuật này sẽ không hiệu quả nếu người nhận và người gọi không nói cùng một ngôn ngữ đến từ hai đất nước khác nhau. Những thông điệp sẽ không thể tự động nhận dạng ngôn ngữ để trả lời cho thích hợp gây ra những bất tiện cho người dùng và khách hàng.

- Sự khó chịu của cá nhân

Nếu người tiêu dùng không được đào tạo hay không phải là người am hiểu công nghệ để sử dụng hệ thống nhắn tin thoại, thì điều đó có thể là một thách thức khi sử dụng. Nhiều người ghét việc không thể giao tiếp với một nhân vật trực tiếp mà phải giao tiếp với phần mềm cũng là hạn chế của Voicemail.

Nhược điêm thường thấy khi sử dụng voicmail

4. Các tính năng của voicemail

Voice mail hoạt động tương tự như máy trả lời thông minh. Điều khác biệt là Voicemail sẽ được lưu trữ trên server của nhà cung cấp dịch vụ. Voicemail có những đặc điểm giống với email, tuy nhiên thông tin được gửi đi bằng lời nhắn thoại thay vì dạng văn bản.

Bên cạnh việc ghi và phát lại âm thanh, voicemail còn có những tính năng đa dạng như sau:

- Nhận được nhiều voicemail từ nhiều người trong cùng 1 thời điểm.

- Chuyển tiếp voicemail đến hòm thư khác dễ dàng.

- Tùy chọn thêm các âm thanh của phần giới thiệu vào tin nhắn khi chuyển tiếp

- Phát thanh tin nhắn thoại gửi tới nhiều đối tượng cùng một lúc

- Thời gian lưu trữ tin nhắn dài, có thể check lại dễ dàng

- Thông báo nhận được voicemail mới qua điện thoại hoặc website

- Cài đặt lời chào khác nhau đối với các tệp người dùng khác nhau

- Chuyển và lưu tin nhắn thoại thành các dạng file âm thanh khác nhau để có thể gửi như tệp đính kèm trong email.

Các tính năng đặc biệt chỉ có trên voicemail

5. Cách đăng ký voicemail cho doanh nghiệp

Hộp thư thoại được thiết lập đơn giản dễ dàng và có thể giúp bạn hay các doanh nghiệp công ty tránh bị bỏ lỡ cơ hội kinh doanh do các cuộc gọi nhỡ. Các doanh nghiệp khi đăng ký voicemail chỉ cần đăng ký theo

Đăng ký Voicemail mạng Viettel

Cách đăng ký Voicemail nhà mạng Viettel khá đơn giản, bạn có thể đăng ký dịch vụ qua tin nhắn hoặc gọi điện.

Để đăng ký, bạn soạn tin theo cú pháp DK VoiceMail gửi tới 193. Hoặc gọi điện tới 193 sau đó bấm phím 1.

Sau đó quá trình đăng ký sẽ tự động diễn ra, hệ thống sẽ gửi về thông báo bạn đã đăng ký thành công dịch vụ cũng như mật khẩu đăng ký Voicemail Viettel.

Lưu ý: Mật khẩu này được sử dụng khi bạn sử dụng thuê bao khác để truy cập vào Voicemail của mình nghe tin nhắn.

Các cách đăng ký Voicemail nhanh chóng, chính xác

Đăng ký Voicemail mạng Mobifone

Đối với các thuê bao mạng Mobifone, dịch vụ Voicemail đã được tích hợp sẵn trên số thuê bao của bạn, để sử dụng bạn chỉ cần kích hoạt hộp thư thoại từ chính smartphone của mình.

Mở ứng dụng gọi điện thoại, nhập số 841 và gọi nếu bạn là thuê bao vùng I,III (miền Bắc, Trung) hoặc nhập số 981 và gọi nếu bạn là thuê bao vùng II (miền Nam).

Hộp thư tự động trả lời, nếu bạn muốn sử dụng Voicemail Tiếng việt hãy bấm phím 1, sử dụng Voicemail Tiếng Anh chọn bấm phím 2. Nhập mật mã cho hộp thư của mình bao gồm 4 chữ số, bấm phím # để xác nhận. Nhập lại mật mã vừa chọn và bấm phím # để xác nhận lần nữa. Bấm phím kết thúc để thoát khỏi hộp thư là bạn đã đăng ký thành công.

Đăng ký Voicemail mạng Vinaphone

Cũng như Viettel, thủ tục đăng ký dịch vụ Voicemail của Vinaphone cũng vô cùng dễ dàng, bạn có thể soạn tin theo cú pháp: DV VOICEMAIL gửi 8069 (phí 500đ/tin)

Hoặc để trải nghiệm trực tiếp dịch vụ, bạn có thể gọi Voicemail trên điện thoại bằng cách: Nhập 942 nhấn phím Gọi và làm theo hướng dẫn. Để đổi mật mã truy cập hộp thư Voicemail: Nhập 943 > Gọi.

Trên đây là những thông tin cơ bản và tổng quan nhất về các dịch vụ voicemail. Mong rằng những thông tin mà Vega Fintech mang đến sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

Xem thêm: Voice OTP là gì? Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Voice OTP