Vai trò của giám sát liên tục trong quá trình eKYC

Nội dung

Hồ sơ khách hàng, các quy định pháp luật liên tục thay đổi, chỉ một bước đi sai lầm thì thiệt hại đối với một doanh nghiệp là rất lớn. Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp ngày nay nỗ lực không ngừng để quản lý rủi ro liên quan đến các hoạt động tội phạm. Trong đó bao gồm việc thiết lập và cài đặt giám sát liên tục trong quá trình KYC. Cùng tìm hiểu về giám sát liên tục, vai trò và cách thức hoạt động của nó xem vì sao giám sát liên tục lại quan trọng như thế.

Giám sát liên tục trong quy trình eKYC là gì?

Giám sát liên tục (Ongoing Monitoring) là một quá trình trong đó các tổ chức tài chính và doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thường xuyên đối với khách hàng, giao dịch và các hoạt động liên quan của họ để đảm bảo tuân thủ đúng luật pháp, các quy định, đặc biệt là các quy định thuộc chương trình eKYC hay AML - CFT (chống rửa tiền, tài trợ khủng bố). Đồng thời sẽ phát hiện và đưa ra cảnh báo nếu có hoạt động bất hợp pháp hoặc đáng ngờ xảy ra.

Giám sát liên tục là một phần trong quy trình eKYC, đề cập đến quá trình thường xuyên kiểm tra và xác minh thông tin khách hàng, đảm bảo rằng họ luôn tuân thủ đúng các quy định và phát hiện ra mọi hoạt động đáng ngờ hoặc bất hợp pháp. 

Mục đích của việc giám sát liên tục đối với doanh nghiệp là hướng tới cải thiện ba mục tiêu kinh doanh cốt lõi:

Cải thiện việc tuân thủ luật pháp và quy định;

Tăng cường sự linh hoạt trong hoạt động nội bộ;

Tăng mức độ bảo mật và sự hài lòng của khách hàng.

Các tổ chức tài chính phải thường xuyên cập nhật và xác thực dữ liệu, tài liệu hoặc thông tin được thu thập trong quá trình thẩm định khách hàng. Việc này nhằm xác định mức độ rủi ro liên quan đến từng khách hàng và quản lý một cách hệ thống việc xem xét định kỳ hồ sơ khách hàng đã có, tập trung vào những đối tượng phân loại vào tệp có nguy cơ cao. Nhờ có giám sát liên tục mà doanh nghiệp kịp thời phát hiện và giải quyết nhiều trường hợp phạm tội tài chính tiềm ẩn.

Cách thức hoạt động của giám sát liên tục

Do hoạt động kinh doanh và khách hàng có thể thay đổi theo thời gian, nên việc kiểm tra eKYC không chỉ bắt đầu từ khi khách hàng kết nối mối quan hệ với doanh nghiệp mà trong suốt quá trình khách hàng tương tác với doanh nghiệp, đều cần phải có một hệ thống giám sát liên tục. Điều này nhằm chắc chắn hồ sơ khách hàng không tồn tại rủi ro khi liên tục thay đổi, không gây thiệt hại tới doanh nghiệp.

Cách thức/quy trình hoạt động của quá trình giám sát liên tục như sau:

Xác định và đánh giá rủi ro tiềm ẩn: Bước này bao gồm việc xác định và đánh giá rủi ro liên quan (rửa tiền, tài trợ khủng bố và các tội phạm tài chính khác) đến khách hàng, giao dịch và các hoạt động khác của tổ chức. 

Thực hiện các biện pháp kiểm soát: Khi các rủi ro đã được xác định và đánh giá, tổ chức sẽ thực hiện các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu những rủi ro đó, bao gồm việc thẩm định khách hàng, giám sát giao dịch và báo cáo các hoạt động đáng ngờ.

Giám sát và xem xét thường xuyên: Tổ chức sẽ tiến hành giám sát và xem xét thường xuyên các biện pháp kiểm soát đã được đưa ra, bao gồm việc xem xét dữ liệu giao dịch, thông tin khách hàng và các thông tin liên quan khác để phát hiện và điều tra hoạt động đáng ngờ.

Điều tra và báo cáo: Nếu phát hiện hoạt động đáng ngờ , tổ chức sẽ tiến hành điều tra thêm để xác định xem hoạt động đó có thực sự đáng ngờ hay không và nếu có sẽ báo cáo cho cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Xem xét và điều chỉnh: Tổ chức cũng sẽ thường xuyên xem xét và điều chỉnh quy trình giám sát đang diễn ra để đảm bảo rằng quy trình đó có hiệu quả và được cập nhật (các thủ tục và chính sách liên quan, các biện pháp kiểm soát tương ứng).

Cần lưu ý, quá trình giám sát liên tục không chỉ thực hiện một lần mà phải thực hiện một cách liên tục, vì vậy, nhân viên của tổ chức cần được đào tạo thường xuyên để hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, cũng như các quy định chính sách liên quan, gồm cả việc kiểm toán nội bộ và bên ngoài.

Vai trò quan trọng của giám sát liên tục

Thực hiện quy trình eKYC thích hợp

Giám sát liên tục cho phép các doanh nghiệp xác định và xác minh danh tính của khách hàng và các hoạt động của họ để phát hiện hoạt động đáng ngờ một cách nhanh nhất. Cách tiếp cận chủ động này giúp xây dựng quy trình eKYC liên tục thay vì quy trình thực hiện một lần.

Phát hiện và ngăn chặn các hoạt động đáng ngờ

Các hoạt động như tài trợ khủng bố, buôn bán ma tuý, rửa tiền và nhiều hoạt động bất hợp pháp khác cần phải phát hiện và ngăn chặn sớm nhất. Những tội phạm này có tác động vô cùng tiêu cực đến hệ thống tài chính và nền kinh tế, các doanh nghiệp phải có trách nhiệm trong việc phòng chống các hoạt động này xảy ra thông qua việc áp dụng quy trình giám sát liên tục. 

Tuân thủ các quy định và luật pháp (yêu cầu về chống rửa tiền và tài trợ khủng bố)

Giám sát liên tục là một phần quan trọng trong quy trình eKYC để các tổ chức có thể duy trì sự tuân thủ. Các doanh nghiệp phải thực hiện các báo cáo về việc tuân thủ quy định và pháp luật nếu không muốn bị phạt.

Bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp

Việc giám sát liên tục giúp duy trì và bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp bằng cách đảm bảo tiền và các giao dịch trong doanh nghiệp đều là tiền hợp pháp, không đến từ hoạt động phạm tội hay bất hợp pháp nào. Từ đây, doanh nghiệp cũng duy trì được niềm tin của khách hàng, giữ chân được khách hàng cũ cũng như thu hút thêm khách hàng cho thương hiệu.

Quản lý rủi ro một cách hiệu quả

Khi thực hiện giám sát liên tục, hệ thống dựa trên quan điểm rủi ro được thiết lập trong lần đầu khảo sát với những đặc điểm cụ thể như mức độ rủi ro của khách hàng hoặc ngành hoạt động của doanh nghiệp… Quá trình giám sát liên tục sẽ thường xuyên kiểm tra dữ liệu và giao dịch của khách hàng. Điều này cho phép các công ty đánh giá mọi rủi ro tiềm ẩn có thể xuất hiện kể từ khi hồ sơ khách hàng bắt đầu được cập nhật lên hệ thống. Nếu có hoạt động đáng ngờ sẽ cảnh báo luôn để ngăn chặn kịp thời, giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho việc giám sát liên tục?

Để quá trình giám sát liên tục hoạt động một cách chất lượng thì doanh nghiệp cần:

Sử dụng các công cụ phần mềm chuyên dụng: Để tự động hoá và hợp lý hoá quy trình. Những công cụ này có thể giúp các tổ chức xác định và đánh giá rủi ro, giám sát hoạt động đáng ngờ, báo cáo việc tuân thủ và quản lý một cách nhanh nhất.

Thường xuyên xem xét và cập nhật các quy định, thủ tục và chính sách: Đảm bảo các quy định mới nhất đều được cập nhật một cách nhanh chóng để có biện pháp kiểm soát và quản lý rủi ro phù hợp.

Đào tạo nhân viên: Việc thường xuyên đào tạo nhân viên để chắc chắn rằng họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ, cũng như các quy tắc, phương pháp ngăn chặn việc phạm tội có thể xảy ra.

Tiến hành đánh giá nội bộ và bên ngoài: Ngoài việc đánh giá trong nội bộ, thì doanh nghiệp cũng nên sử dụng các nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như các bài báo, hồ sơ công khai và danh sách trừng phạt… giúp doanh nghiệp xác định và giải quyết được mọi lĩnh vực cần cải thiện trong chương trình eKYC của họ.

Sử dụng công nghệ mới, tiên tiến: Như sử dụng trí tuệ nhân tạo, học máy, và nhiều công nghệ khác để quá trình giám sát liên tục được nhanh chóng và chính xác hơn.

Tóm lại, giám sát liên tục là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn chặn tội phạm tài chính như rửa tiền và tài trợ khủng bố thông qua việc tự động hoá việc theo dõi và sàng lọc khách hàng một cách liên tục. Đảm bảo tính sẵn sàng về mặt pháp lý liên tục và quản lý rủi ro linh hoạt để nhanh chóng thích ứng với bối cảnh rủi ro ngày càng gia tăng.

Doanh nghiệp có nhu cầu về bộ giải pháp xác minh danh tính và xác thực căn cước công dân gắn chíp có thể liên hệ ngay với Vega Fintech để được tư vấn. Chúng tôi là doanh nghiệp tiên phong tại Việt Nam áp dụng công nghệ xử lý dữ liệu lớn, học máy và trí tuệ nhân tạo nhằm tạo ra những sản phẩm, ứng dụng hàng đầu trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm. Truy cập mục Tin tức để đọc nhiều thông tin hữu ích hơn nữa.