Số hoá là gì? Phân biệt số hoá và chuyển đổi số

Nội dung

Trong những năm gần đây, thuật ngữ “số hóa” xuất hiện dày đặc trên các phương tiện truyền thông. Số hóa hiện là xu hướng phát triển mới của các doanh nghiệp. Vậy “số hóa là gì? Các hình thức số hóa phổ biến hiện nay như thế nào? Lợi ích mà số hoá mang lại ra sao? Cùng tìm hiểu rõ hơn các thông tin về số hóa trong nội dung dưới đây.

I. Số hoá là gì?

Số hóa là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số

Số hóa là một bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, mô tả quá trình chuyển đổi thông tin và quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. Trong đó, thông tin tổ chức thành dạng thức bit và byte. Quá trình này không thay đổi dữ liệu mà mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.

II. Các hình thức số hoá hiện nay

Số hóa tài liệu (Digitization) và số hoá quy trình (Digitalization)

Số hóa cấu thành bởi hai hình thức là:

Số hóa tài liệu (Digitization): Là phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ analog, vật lý sang kỹ thuật số. Sau đó, hệ thống máy tính sử dụng vào các mục đích khác nhau. Số hóa tài liệu là sự kết nối giữa vật lý với phần mềm. Giải pháp đáp ứng các nhu cầu về dữ liệu, hỗ trợ quy trình kinh doanh hiệu quả.

Số hóa quy trình (Digitalization): Là quá trình cải thiện, kích hoạt quy trình kinh doanh bằng công nghệ kỹ thuật số, dữ liệu số hóa. giúp cải thiện năng suất, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí làm việc. Tuy nhiên, số hóa quy trình không biến đổi quy trình kinh doanh.

Tìm hiểu ngay: Quy trình chuyển đổi số trong các tổ chức tài chính một cách tối ưu

III. Lợi ích mà số hoá mang lại

Số hóa thúc đẩy hiệu suất làm việc một cách hiệu quả

1. Thúc đẩy hiệu suất làm việc

Thông thường, nhân viên mất ít nhất là 10 phút để tìm kiếm các tài liệu giấy. Với khối lượng tài liệu khổng lồ, nhân viên dễ mắc sai phạm trong quá trình tìm kiếm. Với số hóa, tình trạng này được cải thiện. Nhân viên chỉ cần vài thao tác đơn giản đã tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng.

Nhờ thế có nhiều thời gian để tập trung xử lý công việc quan trọng, nâng cao hiệu suất làm việc.

2. Giảm chi phí

Doanh nghiệp truyền thống thường bỏ ra số tiền khủng cho việc in ấn giấy tờ. Ngoài ra, còn phải chi trả các khoản phí như trang thiết bị, máy móc, giấy mực, tiền điện,… Áp dụng số hóa, những chi phí này được cắt giảm. Vì vậy, có thể tận dụng nguồn ngân sách tiết kiệm cho bộ phận khác để thu nhiều lợi nhuận hơn. Quy trình số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhờ loại bỏ chi phí in ấn, phí lao động.

3. Tính bảo mật cao

Đối với những tài liệu quan trọng, cần bảo mật, số hóa cho phép giới hạn quyền truy cập người xem. Ngoài ra, có thể tùy chỉnh các luồng công việc liên quan tương đồng với quyền hạn.

4. Dễ dàng tiếp cận, lưu trữ không giới hạn

Với số hóa, bạn có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu thông qua hệ thống đám mây hoặc phần mềm lưu trữ hỗ trợ, không cần lo lắng khối lượng tài liệu lớn chiếm không gian làm việc. Số hóa mang lại kho lưu trữ gần như không giới hạn, qua đó có thể dễ dàng truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu trong mọi thời điểm.

5. Hạn chế thông tin thất lạc

Thông tin lưu trữ trên tài liệu giấy rất dễ thất lạc, hư hỏng do yếu tố bên ngoài. Thay vì phải tìm kiếm giải pháp khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp có thể chuyển sang hình thức số hóa. Điều này giúp tài liệu quan trọng được lưu trữ cẩn thận và an toàn.

Tạo tiền đề cho chuyển đổi số: Số hóa là bước chuyển mình đầu tiên trong công cuộc chuyển đổi số. Việc quét hình ảnh bằng phần mềm, lưu trữ dữ liệu ảo là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số. Số hóa giúp doanh nghiệp dễ thành công hơn khi chuyển đổi số.

IV. Quy trình số hoá hiện nay

Quy trình số hoá hiện nay có nhiều điểm linh động

Tùy vào đối tượng và mục tiêu số hóa, quá trình số hóa thường diễn ra theo các bước sau:

Tổng hợp dữ liệu: Là bước tiếp nhận, thu thập dữ liệu từ khách hàng, người dùng, tổ chức…

Chuẩn bị tài liệu: Tùy thuộc vào loại tài liệu mà phân chia tài liệu cho phù hợp.

Thiết lập hệ thống: Là bước quan trọng nhất trong chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số. Scan, thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên, định dạng, phân chia theo tệp dữ liệu ban đầu, tạo dữ liệu mới.

Kiểm tra các tài liệu đã số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sửa lại.

Nghiệm thu, bàn giao tài liệu số hóa: Sau khi quá trình số hóa đã hoàn tất, doanh nghiệp bàn giao cho khách hàng để thử nghiệm và sử dụng

V. Phân biệt số hoá và chuyển đổi số

Số hoá và chuyển đổi hoá là 2 quá trình hoàn toàn khác nhau

Số hóa và chuyển đổi số là 2 khái niệm độc lập, có những điểm giống và khác.

Giống nhau

Hình thức: Đều áp dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động doanh nghiệp.

Mục tiêu: Chuyển đổi cách thức vận hành doanh nghiệp, thúc đẩy hiệu suất làm việc bằng phương pháp hiện đại hơn.

Khác nhau

VI. Những ứng dụng thực tiễn của số hóa

Những ứng dụng quan trọng của quy trình số hoá

Số hóa là giải pháp giúp nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm các nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện nay, số hóa tài liệu được tích cực triển khai và ứng dụng trong nhiều ngành nghề… và trở thành một phần tất yếu của công cuộc chuyển đổi số.

1. Ứng dụng số hóa trong logistics

Ngành logistics có đặc thù là liên kết chặt chẽ giữa mọi khâu, vì thế việc thống nhất thông tin, tài liệu vô cùng quan trọng. Các ứng dụng số hóa trong logistics phải nói đến như:

Xây dựng kho lưu trữ tài liệu tập trung: Đặc thù của ngành logistics là lưu trữ khối lượng lớn các tài liệu liên quan đến thông tin khách hàng, tiến trình vận chuyển… Các tài liệu không chỉ cần được lưu trữ cẩn thận mà còn phải xuyên suốt, thuận tiện truy cập từ xa. Vì thế số hóa tài liệu là giải pháp giúp ngành logistics tối ưu hóa việc quản lý, lưu trữ tài liệu.

Nâng cấp trải nghiệm khách hàng với đơn vị quản lý: Ngành logistics đặt ra yêu cầu là số hóa tài liệu sang dạng kỹ thuật số, đảm bảo cho quá trình làm việc thuận tiện, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tối ưu hiệu quả của các nhà cung ứng: Các giải pháp số hóa tài liệu giúp giải quyết thực trạng tài liệu phân mảnh trong hoạt động của hàng loạt chuỗi cung ứng lớn.

2. Ngành xây dựng ứng dụng số hóa

Ngành xây dựng cần nhanh chóng số hóa các tài liệu để chia sẻ thông tin nhanh chóng, phục vụ trình làm việc. Các ứng dụng số hóa trong xây dựng phải nói đến như:

Kiểm soát tiến độ dự án: Hiện nay, cách trao đổi thông tin và quản lý tài liệu truyền thống không còn phù hợp, đòi hỏi tài liệu cần số hóa để đảm bảo tốc độ trao đổi thông tin, góp phần đảm bảo tiến độ của dự án.

Xử lý tài liệu đặc biệt: Với khối lượng tài liệu lớn, phức tạp, thời hạn lưu trữ dài, ngành xây dựng cần số hóa để thuận tiện khi sử dụng, tiết kiệm chi phí bảo quản và thời gian tìm kiếm.

Tạo dựng môi trường làm việc số: Để xây dựng môi trường số chuyên nghiệp, tiết kiệm, số hóa là bước đầu tiên đảm bảo cho hoạt động của dự án minh bạch, kiểm tra, đánh giá dễ dàng.

3. Ứng dụng số hóa với ngân hàng

Ngân hàng Nhà nước, các ngân hàng khác hiện có hơn 20 triệu tài khoản cá nhân. Vì thế, việc số hóa tài liệu trong ngành ngân hàng là cần thiết để đảm bảo quá trình vận hành hiệu quả. Một số ứng dụng của số hóa trong ngân hàng phải kể đến:

• Tạo lập kho dữ liệu số: Số hóa tài liệu tạo điều kiện để ngân hàng thực hiện xây dựng kho dữ liệu. Trong đó có lưu trữ hồ sơ quan trọng như thông tin khách hàng, thông tin thế chấp, các khoản vay, báo cáo tài chính. Các tài liệu sau khi số hóa được đảm bảo an toàn, hạn chế mất, rò rỉ thông tin.

• Xử lý khoản vay: Số hóa tài liệu cho phép ngân hàng bóc tách thông tin khách hàng nhanh chóng tự động thay vì nhập liệu thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên và nâng cao hiệu quả làm việc.

• Quản trị rủi ro: Các giải pháp số hóa tài liệu tích hợp tính năng đối chiếu thông tin như bản viết tay, chữ ký, chỉ ra điểm khác biệt so với bản gốc, ngăn chặn hành vi gian lận, giảm khả năng xảy ra rủi ro.

• Mở tài khoản ngân hàng nhanh chóng: Ngân hàng có hàng triệu khách hàng mới hàng năm, công nghệ số hóa giúp ngân hàng bóc tách thông tin chính xác, an toàn, tải dữ liệu trực tiếp lên hệ thống, hạn chế khả năng sai sót và giảm áp lực cho giao dịch viên.

Hiện nay, nhiều cơ quan đoàn thể cũng như doanh nghiệp đã gia nhập vào cuộc cách mạng số hóa. Vì vậy, cần nắm bắt cơ hội, học hỏi kinh nghiệm để phát triển và bứt phá. Hy vọng bài viết này của Vega Fintech sẽ giúp bạn hiểu rõ số hóa là gì và ứng dụng thành công cho doanh nghiệp của mình.

Tìm hiểu thêm: Số hoá dữ liệu là gì? Quy trình số hoá dữ liệu phổ biến hiện nay