Các cấp độ của quy trình chuyển đổi số cơ bản hiện nay

Nội dung

Chuyển đổi số (Digital transformation) là một quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện trong mô hình hoạt động của tổ chức, từ xây dựng năng lực số đến văn hóa số, lên kế hoạch, xây dựng lộ trình rồi từng bước đi theo lộ trình và kế hoạch đã vạch ra. Vậy các cấp độ của quy trình chuyển đổi số cơ bản hiện nay gồm những gì?

I. Ý nghĩa của việc chuyển đổi số

Chuyển đổi số tiếng Anh là Digital transformation đặc biệt có vai trò to lớn trong xã hội công nghệ hiện tại. Quá trình chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở vai trò bán hàng, marketing, dịch vụ chăm sóc khách hàng, mà nó bắt đầu bằng việc bạn nghĩ như thế nào và kết thúc bằng việc kết nối với với khách hàng ra sao. Khi chúng ta chuyển từ ghi chép trên giấy sang ghi chép trên bảng tính, các ứng dụng thông minh để quản lý doanh nghiệp của mình thì chúng ta sẽ có cơ hội nhìn lại, hình dung ra cách chúng ta đang kinh doanh, cách chúng ta đang tương tác với khách hàng, khi có sự hỗ trợ của công nghệ số.

Xem thêm: Quy trình chuyển đổi số trong các tổ chức tài chính một cách tối ưu

II. Mục đích của việc áp dụng chuyển đổi số

Theo Microsoft thì chuyển đổi số giúp tái cấu trúc tư duy giữa việc phối hợp dữ liệu và quy trình với con người để tạo ra nhiều cái mới có giá trị hơn.

Ngày nay, việc áp dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất và hiệu quả kinh doanh, đồng thời tối ưu việc vận hành, tạo lợi thế cạnh tranh nhiều hơn với các đối thủ khác.

Thứ nhất, giúp tăng tốc độ thị trường, do doanh nghiệp áp dụng nhiều kỹ thuật công nghệ khiến việc sản xuất được tinh gọn hơn nhưng vẫn đạt hiệu quả về năng suất và chất lượng, từ đó thu nhập bình quân đầu người cũng tăng, từ đó tốc độ tăng trưởng của thị trường cũng nhanh hơn.

Thứ hai, thúc đẩy doanh thu, vì sản phẩm hàng hóa nhiều nên việc tiêu thụ sẽ đi đôi với sản xuất, nhu cầu của con người được đáp ứng đầy đủ, doanh thu cũng theo đó tăng lên. Không chỉ tiêu xài trong nước mà còn đem đi xuất khẩu, đem lại nguồn lợi kinh tế cao.

Thứ ba, hỗ trợ con người tăng năng suất lao động, thay vì trước kia làm thủ công, được rất ít sản phẩm thì bây giờ với máy móc và hệ thống được cài đặt thông minh thì năng suất lao động của con người cũng tăng theo.

Thứ tư, doanh nghiệp nào càng nhiều công nghệ mới thì càng có nhiều khác biệt về quy mô và hoạt động, tăng địa vị trên thị trường, dần tạo ra nhiều thành tựu lớn, như vậy rõ ràng, vị thế trên thương trường cũng tăng, thương hiệu dần được khẳng định.

Thứ năm, khả năng thu hút và giữ chân khách hàng, do chuyển đổi số có mục tiêu quan trọng nhất đó là hướng đến trải nghiệm của khách hàng. Các công nghệ như Chatbot AI, Voice AI… đang làm rất tốt việc chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp, luôn giải đáp được thắc mắc của khách hàng chính là một trong những bí quyết giữ chân người dùng, đồng thời tạo sự trung thành cho họ.

Mục đích của quá trình chuyển đổi số hiện nay

III. Những lĩnh vực chính của chuyển đổi kỹ thuật số doanh nghiệp

Có 03 lĩnh vực chính của chuyển đổi kỹ thuật số:

Thứ nhất, trải nghiệm khách hàng – tăng trải nghiệm cho khách hàng để doanh nghiệp nắm bắt được tâm lý cũng như hiểu được khách hàng của mình hơn, sử dụng công nghệ chuyển đổi số để thúc đẩy tăng trưởng khách hàng, tạo ra nhiều điểm tiếp xúc với khách hàng hơn nữa.

Thứ hai, quy trình hoạt động – cải thiện các quy trình nội bộ doanh nghiệp bằng cách vận dụng số hóa và tự động hóa, cho phép nhân viên, người lao động sử dụng các công cụ kỹ thuật số và thu thập dữ liệu để theo dõi được hiệu suất quá trình làm việc cũng như đưa ra các chiến lược kinh doanh ưu việt hơn.

Thứ ba, mô hình kinh doanh – chuyển đổi doanh nghiệp từ mô hình sản xuất kinh doanh thô sơ, kém năng suất sang các công cụ, dịch vụ kỹ thuật số, giới thiệu sản phẩm kỹ thuật số và sử dụng công nghệ để cung cấp chia sẻ dịch vụ ra toàn thế giới.

Những lĩnh vực chuyển đổi số quan trọng nhất hiện nay

IV. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Số hóa (Digitization) là việc biến đổi các thực thể từ dạng vật lý sang dạng số để dễ dàng trong việc lưu trữ, truyền tải và sử dụng bằng máy tính hoặc các thiết bị kỹ thuật số. Quá trình này bao gồm các bước: chụp ảnh, quét tài liệu từ dạng ảnh, văn bản sau đó chuyển sang dạng kỹ thuật số như PDF, JPG, DOCX… để lưu trữ trên thiết bị kỹ thuật số hoặc là không gian lưu trữ mạng.

Chuyển đổi số là việc sử dụng công nghệ để thay đổi tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, sản xuất và dịch vụ. Đây là một quá trình mang tính chiến lược để thay đổi cách thức tổ chức hoạt động của doanh nghiệp và cung cấp dịch vụ bằng cách sử dụng kỹ thuật số. Từ đó, doanh nghiệp, tổ chức có thể cải thiện năng suất, tăng chất lượng, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và cuối cùng là tăng trưởng doanh thu.

Như vậy, số hóa mới chỉ là bước đầu trong quy trình chuyển đổi số mà thôi.

V. Các cấp độ của quy trình chuyển đổi số cơ bản hiện nay

3 cấp độ của quá trình chuyển đổi số

Cấp độ 1: Digitization – Số hóa

Với chức năng và nhiệm vụ chính là chuyển đổi thành công nguồn dữ liệu truyền thống (analog) sang dữ liệu kỹ thuật số (digital form). Lúc này doanh nghiệp đang manh nha áp dụng một số công nghệ vào quá trình kinh doanh và vận hành doanh nghiệp.

Trước kia, các doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ trên giấy tờ, sổ cái… mỗi lần muốn thu thập hoặc chia sẻ thông tin thì chắc chắn phải thu gom và xử lý rất nhiều giấy tờ. Sau đó, máy tính trở thành xu hướng chủ đạo, lúc bấy giờ, các doanh nghiệp bắt đầu chuyển tất cả các bản ghi tay trên giấy thành các tệp trên máy tính kỹ thuật số. Đây chính là bước đầu tiên chuyển đổi số - số hóa: chuyển đổi thông tin giấy sang thông tin kỹ thuật số.

Việc tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn khi đã được số hóa, nhưng cách làm của các doanh nghiệp chủ yếu bắt chước phương pháp lưu trữ dữ liệu analog cũ, hệ điều hành máy tính cũng được thiết kế giản đơn, để con người không bị sợ hãi trong quá trình làm quen. Dữ liệu kỹ thuật số mới (digital data) hiệu quả hơn rất nhiều nhưng lại không thể tương thích với hệ thống cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp do họ thiết kế và áp dụng cách dùng, chia sẻ và sử dụng thông tin cũ. Vì vậy, cần phải tiến đến cấp độ 2 dần dần.

Cấp độ 2: Digitization – nhưng đổi mới dần mô hình hoạt động

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ áp dụng số hóa ở phạm vi rộng hơn, thay đổi cả nhân sự lẫn quản trị doanh nghiệp. Từ đó, các số liệu thu thập được từ quá trình số hóa cũng được tối ưu dần dần. Việc này tạo ra liên kết bền chặt giữa số liệu và con người, tất cả các thành viên trong tổ chức đều phải tập và quen dần với việc sử dụng công nghệ số.

Lấy ví dụ về dịch vụ khách hàng trong ngành bán lẻ, hoạt động hiện trường hoặc các trung tâm chăm sóc khách hàng, chính số hóa đã khoác lên dịch vụ này một “tấm áo mới”, hồ sơ khách hàng có thể truy xuất rõ ràng, dễ dàng và nhanh chóng, chỉ vài thao tác qua máy tính.

Phương pháp cơ bản của dịch vụ khách hàng vẫn không thay đổi nhưng quy trình tra cứu dữ liệu liên quan và đưa ra giải pháp trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.

Một khi công nghệ kỹ thuật số phát triển, con người ta bắt đầu nảy sinh ra nhiều ý tưởng sử dụng công nghệ kinh doanh theo cách mới chứ không còn để thực hiện việc cũ nhanh hơn nữa. Đây chính là lúc chuyển đổi số hoàn toàn – cấp độ 3, thực hiện cách thức mới, những điều mới, công nghệ mới.

Cấp độ 3: Digital Transformation – Chuyển đổi số

Giai đoạn chuyển đổi số hoàn toàn – lúc này, cả con người và các máy móc thiết bị của doanh nghiệp đều đã được trang bị công nghệ số. Việc vận hành hệ thống quản trị và kinh doanh được tích hợp và liên kết chặt chẽ với nhau, nên việc quản lý và kiểm soát số liệu cũng dễ dàng hơn, theo đúng thời gian thực. Nhờ vậy, tối ưu được hiệu suất của máy móc cũng như hiệu quả làm việc của con người.

Chuyển đổi số đang dần thay đổi nhiều cách thức kinh doanh, tạo ra nhiều hình thức kinh doanh mới, lạ hoàn toàn.

Ta lấy ví dụ về Netflix, ban đầu đây chỉ là một cửa hàng cho thuê băng đĩa truyền thống, nhờ đổi mới trong kỹ thuật số, ngày nay, Netflix trở thành một ông trùm phát sóng truyền hình cả hình thức lên sóng truyền thống lẫn truyền hình cáp, với mạng lưới thư viện nội dung cực kỳ đa dạng, phủ sóng nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ với mức giá vô cùng cạnh tranh, đánh bại rất nhiều ứng dụng streaming video khu vực nội địa các quốc gia đó.

Chuyển đổi hóa giúp Netflix có thêm nhiều khách hàng, đồng thời, nghiên cứu sâu hơn về sở thích và hành vi xem của họ, từ đó, Netflix có thể thay đổi, thiết kế nhiều trải nghiệm khác đến cho khách hàng, nhờ vậy mà công ty ngày càng được biết đến rộng rãi, quy mô kinh doanh ngày càng rộng mở.

Trong và sau dịch bệnh COVID-19, công nghệ chuyển đổi số thực sự đã bùng nổ và đưa đến rất nhiều điều mới mẻ, chẳng hạn như việc mở rộng phạm vi hỗ trợ khách hàng thông qua các công cụ được áp dụng thuật toán thông minh và trí tuệ nhân tạo như Chatbot.

Tựu chung thì, chuyển đổi số đã định hình lại cách thức tiếp cận dịch vụ khách hàng của các công ty, thay đổi hết các chiến lược quảng cáo, tiếp thị, dịch vụ khách hàng sao cho phù hợp và có lợi nhất cho các đơn vị, tổ chức kinh doanh. Đồng thời cũng áp dụng được vào văn hóa và cung cách quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ rất nhiều cho lực lượng lao động. Doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số càng sớm thì cơ hội thành công sẽ càng cao. Mong rằng những thông tin mà Vega Fintech mang đến sẽ hữu ích với bạn.