Số hoá dữ liệu là gì? Quy trình số hoá dữ liệu phổ biến hiện nay

Nội dung

Số hóa dữ liệu là một trong những công việc quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Việc nắm bắt các khái niệm, yếu tố tác động cũng như quy trình triển khai là trách nhiệm lớn lao của người lãnh đạo. Ngoài ra, khi số hóa dữ liệu, cũng nên lưu tâm khi lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm số hóa phù hợp, đảm bảo tránh xảy ra những sai lầm không đáng có như đánh mất dữ liệu, sai sót trong việc đồng bộ các thông tin.

I. Số hoá dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu được coi là là bước đầu tiên cực kỳ quan trọng của chuyển đổi số, có vai trò thay đổi dữ liệu truyền thống thường được lưu trữ trên giấy tờ, hay dạng analog sang dạng kỹ thuật số, mã hóa và được lưu trữ trên máy chủ hay các nền tảng đám mây thông minh khác.

Khi số hóa dữ liệu, toàn bộ thông tin được số hóa đều không bị thay đổi, đơn giản nó chỉ được chuyển định dạng sang dạng kỹ thuật số. Ví dụ như chuyển đổi một bài báo cáo trên giấy sang dạng PDF hay dạng ảnh, nội dung và những thông tin trong bài báo cáo vẫn nguyên vẹn

không bị thay đổi mà chỉ là thay đổi định dạng từ báo giấy sang file văn bản có thể lưu trữ trên máy tính với độ chính xác lên tới 100%.

Quá trình số hoá dữ liệu là và những yếu tố cấu thành

Hệ thống số hóa dữ liệu gồm 3 nhân tố chính cấu thành chính đó là: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa.

- Thiết bị: hệ thống các loại máy quét, những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại.

- Phần mềm: hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, hay các báo cáo thống kê,…

- Dịch vụ số hóa: những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin, cung cấp, cho thuê máy quét chuyển đổi, dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, và dịch vụ BPO.

II. Vai trò của việc số hoá dữ liệu

Thực tế đã cho thấy, mỗi doanh nghiệp hiện nay đều có khối lượng lớn dữ liệu cần phải xử lý, lưu trữ. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, thì dữ liệu lại càng đồ sộ và cần phải có biện pháp quản lý tốt hơn, khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn và lúng túng. Lúc này, số hóa dữ liệu có ý nghĩa quan trọng với các doanh nghiệp, giúp giải quyết những vấn đề liên quan với lưu trữ, bảo mật dữ liệu. Vai trò của số hóa dữ liệu có thể cụ thể như sau:

1. Thu gọn không gian lưu trữ dữ liệu

Nếu lưu trữ dữ liệu theo phương pháp truyền thống chủ yếu là trên giấy tờ thì mỗi doanh nghiệp sẽ đều phải dành ra một phòng kho có diện tích lớn để lưu trữ. Dữ liệu càng nhiều thì số lượng phòng cũng vì thế mà tăng theo, gây lãng phí văn phòng, và chi phí thuê đặc biệt là khó quản lý và dễ có rủi ro xảy ra nếu có hỏa hoạn hay việc lưu trữ kém khoa học sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu.

2. Dễ dàng hơn trong việc chia sẻ, tra cứu thông tin

Số hóa dữ liệu giúp việc tra cứu, truy xuất các thông tin của doanh nghiệp dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn vì dữ liệu được sắp xếp theo một cấu trúc nhất định. Việc chia sẻ thông tin dữ liệu cũng được đơn giản hóa hơn rất nhiều, từ đó gỡ bỏ được rào cản về không gian, thời gian thông qua việc gửi fax hay là email, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí vận chuyển.

Việc số hoá dữ liệu giúp cho thông tin được truyền đạt và trao đổi một cách nhan và tiện lợi

3. An tâm hơn về vấn đề bảo mật

Phương pháp lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số hiện đại có thể đảm bảo an toàn bảo mật hơn các phương pháp thông thường. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ từ đó có thể quản lý từ xa, được lập trình từ hệ thống bảo mật cao, không có khả năng bị thất lạc dữ liệu. ngoài ra, những người sử dụng phương pháp số hóa dữ liệu này cũng có thể thêm lớp bảo mật như mã hóa thiết bị của mình giúp dữ liệu an toàn hơn rất nhiều.

4. Tiến đến việc chuyển đổi số

Số hóa chỉ đơn giản là việc áp dụng công nghệ, sử dụng yếu tố kỹ thuật để chuyển đổi thông tin, dữ liệu, thay thế cách làm việc giấy tờ dạng truyền thống. Còn chuyển đổi số là ứng dụng dữ liệu đã được số hóa thông minh và thay đổi toàn diện phương thức làm việc, quy trình của cả doanh nghiệp. Chuyển đổi số cần ý chí của lãnh đạo và sự đồng thuận của toàn bộ nhân viên nên đó là một quá trình lớn và lâu dài hơn.

Quy trình số hóa dữ liệu giúp hoạt động truy xuất thông tin được dễ dàng, tối ưu được quá trình vận hành, tránh sai sót… đã trở thành bước đệm ban đầu và cũng là quan trọng nhất để các doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số.

III. Quy trình số hoá dữ liệu

Mỗi doanh nghiệp thường có một mục tiêu số hóa dữ liệu khác nhau và doanh nghiệp có thể tự thiết lập được các bước sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa biết rõ về quy trình số hóa dữ liệu, thì dưới đây là quy trình các bước để số hóa dữ liệu cơ bản:

Bước 1: Chọn các dữ liệu để số hóa

Các doanh nghiệp không thể nào một lần số hóa được tất cả dữ liệu của mình. Vì vậy, dữ liệu được chọn để số hóa trước tiên phải áp dụng theo các nội dung thực sự cần thiết, nên chọn các tài liệu quan trọng chỉ có một bản,… tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp để lựa chọn được các dữ liệu thực hiện số hóa.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu

Nếu sử dụng kỹ thuật quét, chuyển đổi theo từng tờ tài liệu, thì đầu tiên cần làm phẳng tài liệu, tiếp theo là phân loại, tách riêng những tài liệu đã bị hư tổn.

Còn đối với việc số hóa dữ liệu theo quyển hiện đại, thì có thể sử dụng công nghệ bookscan để đạt được hiệu quả nhanh chóng hơn.

Quy trình số hoá ngày càng được ứng dụng một cách phổ biến

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Thiết lập hệ thống là bước quan trọng nhất để chuyển đổi dữ liệu trên giấy sang các định dạng kỹ thuật số. Danh mục tài liệu số hóa sẽ được lập và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng, để tạo ra metadata. Tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn từ trước và chuyển đổi theo trình tự: Quét và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; chọn định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức dữ liệu ban đầu để tránh việc lẫn lộn; tạo siêu dữ liệu (metadata).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu đã được số hóa đã chính xác chưa

Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã được số hóa xem đã chính xác chưa, dữ liệu nào không đạt yêu cầu thì làm lại. Ảnh sau khi số hóa phải đảm bảo được chất lượng và đầy đủ số lượng. Định dạng ảnh đầu ra thông thường là PDF hoặc JPG hay các định dạng khác tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu đã được số hóa

Người thực hiện số hóa dữ liệu sau đó phải bàn giao tài liệu đã được số hóa kèm tài liệu gốc. Khi kiểm tra thì phải chú ý cẩn thận, đảm bảo các tài liệu số hóa đã đầy đủ, không còn sai sót khi chuyển đổi.

IV. Các ứng dụng quan trọng của số hoá dữ liệu

Sản phẩm của số hóa dữ liệu hiện nay đáp ứng được đúng với nhu cầu của cách mạng công nghệ. Chúng được biểu hiện ở dạng trực tuyến và doanh nghiệp có thể sử dụng để giới thiệu đến khách hàng một cách dễ dàng hơn.

Ví dụ các phần mềm, khóa học trực tuyến, ebook, sách nói,… đều là kết quả thu được sau quá trình số hóa hiện đại.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy các sản phẩm số hóa dữ liệu thường sẽ không thể bán lại nhiều lần. Do đó, bí quyết để kinh doanh thành công hơn là doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu, phát triển các sản phẩm mới với nhiều khác biệt, sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật khác.

Những ứng dụng thực tế của quy trình số hoá dữ liệu

Các loại dữ liệu được số hóa hiện nay thường xuyên sử dụng bao gồm:

- Khóa học trực tuyến

- Sách điện tử (hay Ebook)

- Theme, plugin website

- Các phần mềm đa dạng

- Sách nói

V. Các yếu tố quan trọng của số hoá dữ liệu

Các yếu tố liên quan đến số hóa dữ liệu sẽ tác động trực tiếp tới tốc độ số hóa cũng như kết quả của quá trình số hóa dữ liệu.

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng trong việc số hóa dữ liệu mà bạn cần lưu ý:

1. Mục tiêu của việc số hóa dữ liệu

Quá trình số hóa dữ liệu yêu cầu các doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc về nhân lực, ngân sách nhằm đảm bảo được dữ liệu được chuyển đổi đầy đủ, khoa học và chính xác nhất. Do đó, quá trình này cũng cần có mục đích cụ thể, rõ ràng và cụ thể ngay từ khi bắt đầu.

Vậy người lãnh đạo nên đặt mục tiêu như thế nào trong việc số hóa dữ liệu? Dựa vào nhu cầu thực tế của đội ngũ thực hiện chuyển đổi, số hóa dữ liệu có thể cải thiện tốc độ chia sẻ thông tin, rút ngắn hơn quy trình làm việc hoặc phục vụ nghiên cứu chuyên sâu.

2. Trang thiết bị chuyên dụng để chuyển đổi

Hãy lựa chọn các nền tảng phù hợp cho phép lưu trữ dữ liệu cũng như khai thác dữ liệu đã được số hóa bởi nhiều định dạng khác nhau thuận tiện cho việc sử dụng. Với các trang thiết bị chuyên dụng, người quản lý và nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện truy cập và khai thác các thông tin trực tuyến mọi lúc mọi nơi.

Những công cụ chuyên hoá sẽ là yếu tố quan trọng trong quá trình số hoá dữ liệu

3. Lựa chọn dữ liệu để số hóa phù hợp

Một doanh nghiệp thường tiến hành sở hữu rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Bạn chỉ nên số hóa những hạng mục quan trọng, cần thiết và cần lưu trữ lâu dài.

Với các dữ liệu đã cũ, thông số lỗi thời, không còn nhiều giá trị thực tế thì không nên đưa vào số hóa để tránh lãng phí nguồn lực.

4. Nguồn nhân lực thực hiện

Lựa chọn những nhân sự có chuyên môn, khả năng tiếp nhận, làm chủ công nghệ số hóa chính xác được các dữ liệu là cực kỳ quan trọng.

Điều này giúp đảm bảo các dữ liệu sau khi được số hóa được quản lý minh bạch và chi tiết và đảm bảo không sai lệch.

5. Kinh phí thực hiện phù hợp

Khi quyết định thực hiện số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị chi phí cho việc mua trang thiết bị chuyển đổi, phần mềm chuyên dụng… Ngoài ra, kinh phí để đào tạo nguồn nhân lực có kỹ năng đủ để đảm nhận trọng trách cũng phải nằm trong kế hoạch này.

VI. Phân biệt chuyển đổi số và số hoá dữ liệu

Chuyển đổi số và số hóa là hai công việc có nhiều điểm chung, tuy nhiên thực tế thì cả hai vẫn có nhiều điểm khác nhau.

Điểm giống nhau của chuyển đổi số và số hóa dữ liệu cùng là áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp nhằm đem lại sự tối ưu quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp thông qua việc thay đổi cách thức vận hành, tối ưu mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Sự khác nhau của chuyển đổi số và số hóa dữ liệu:

Số hóa có thể mang lại nhiều lợi ích, hiệu quả cao khi dữ liệu số hóa được sử dụng để đưa vào các quy trình tự động hóa dữ liệu và cho phép khả năng truy cập tốt hơn còn chuyển đổi số là một công việc lớn hơn, đòi hỏi phải ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để biến đổi, tối ưu các quy trình của doanh nghiệp trong một thời gian dài hạn hơn.

Xem thêm: Quy trình chuyển đổi số trong các tổ chức tài chính một cách tối ưu

7. Những lưu ý khi số hoá dữ liệu

Các doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khi thực hiện số hóa dữ liệu hiện nay. Bởi các yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và kết quả của quá trình số hóa dữ liệu. Những điểm cần lưu ý, cụ thể sẽ như sau:

– Mục tiêu của công việc số hóa tài liệu là gì? Số hóa những tài liệu hay dữ liệu đó có mang lại những giá trị gì không?

– Số lượng dữ liệu mà doanh nghiệp muốn chuyển đổi số là bao nhiêu?

– Doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi số theo định dạng nào?

– Chất lượng dữ liệu sau khi chuyển đổi như thế nào?

– Mức chi phí mà doanh nghiệp sẽ bỏ ra cho việc số hóa dữ liệu là bao nhiêu?

Những lưu ý quan trọng trong việc số hoá thông tin

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ, nên xem xét, đánh giá kỹ lưỡng để chọn được nơi uy tín, chuyên nghiệp có khả năng cung cấp giải pháp số hóa dữ liệu tổng thể và hiện đại, chứ không chỉ đơn thuần ở việc cung cấp các máy quét tài liệu.

Như vậy, số hóa dữ liệu là một công việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc phát triển kinh doanh. Số hóa dữ liệu là bước đầu trong việc chuyển đổi số, giúp hoạt động của doanh nghiệp công ty được hiện đại hóa, giúp việc kinh doanh và hoạt động được hiệu quả cao hơn. Những thông tin mà Vega Fintech mang đến, mong rằng sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!