Ứng dụng OCR trong việc xử lý hóa đơn

Nội dung

Như chúng ta đã biết thì OCR mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi có thể đọc và chuyển dữ liệu trên ảnh sang văn bản một cách nhanh chóng. Vậy nếu ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học này vào quá trình xử lý hóa đơn của doanh nghiệp thì sẽ có kết quả như thế nào? Quy trình thực hiện ra sao? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé.

1. Quét hóa đơn bằng OCR so với cách truyền thống

Các doanh nghiệp hiện nay đa phần vẫn nhận hóa đơn giấy, số ít còn lại sẽ là hóa đơn dưới dạng email, EDI - trao đổi dữ liệu điện tử. Nếu vẫn áp dụng các cách làm truyền thống như đọc hóa đơn và nhập liệu lên hệ thống thì rất dễ mắc vào tình trạng nhầm hóa đơn, bỏ sót, sai dữ liệu,...

Để hạn chế tình trạng này xảy ra cũng như giảm thời gian cho các thao tác nhập liệu thủ công thì phần mềm quét hóa đơn bằng OCR nên được áp dụng. Bất kể hóa đơn đến bằng cách nào thì công nghệ nhận dạng ký tự quang học, công nghệ chụp thông minh đều có thể đọc và xử lý nhanh chóng. Thông tin được đẩy lên hệ thống và lưu trữ đầy đủ.

Quét hóa đơn bằng OCR dần thay thế cách nhập liệu truyền thống

2. Quy trình quét hóa đơn bằng OCR

Xử lý hóa đơn bằng OCR được thực hiện theo quy trình gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Đưa hình ảnh lên hệ thống

Bước 2: Tiền xử lý hình ảnh

Đây là quá trình giúp hệ thống xác định ảnh chính xác hơn, đưa ảnh về dạng pixel, điều chỉnh độ sáng tối, giảm độ mờ của ảnh

Bước 3: Xác định vùng chứa thông tin

Hệ thống sẽ tự động loại bỏ những vùng nền thừa, không chứa ký tự, đặc biệt đối với các hóa đơn được chụp trên mặt phẳng thường sẽ có nhiều cảnh thừa gây nhiễu quá trình nhận dạng ký tự ở các bước tiếp theo.

Bước 4: Phát hiện trường thông tin cần trích xuất

Sau khi đã loại bỏ các yếu tố gây nhiễu thì công nghệ OCR sẽ đánh dấu các vị trí chứa thông tin cần trích xuất.

Bước 5: Đọc và nhập thông tin

Ký tự được đọc và đưa vào các trường thông tin theo yêu cầu của từng doanh nghiệp

Bước 6: Xử lý hậu kỳ

Chỉnh sửa các trường thông tin còn sai sót sau khi máy đọc xong, đây là bước quan trọng vì nếu thiếu bước này thì công nghệ OCR sẽ đọc ra nhiều từ vô nghĩa.

Quy trình xử lý hóa đơn nhanh chóng với công nghệ OCR

3. Lợi ích của công nghệ OCR trong quá trình chụp hóa đơn

Xử lý hóa đơn nhờ OCR giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thao tác thủ công, tăng năng suất và tính chính xác của dữ liệu sau khi được trích xuất. Dưới đây sẽ là những lợi ích mà phần mềm quét hóa đơn bằng OCR mang lại cho các doanh nghiệp:

- Giảm thời gian xử lý, tăng hiệu suất làm việc

Quá trình xử lý hóa đơn chậm sẽ khiến công việc không đảm bảo được tính liên tục, khiến cho hiệu suất làm việc của nhân viên không như kỳ vọng. Vậy nên, khi áp dụng công nghệ OCR vào sẽ giúp thời gian xử lý mỗi hóa đơn giảm còn 3 - 5 giây. Đây là bước khởi đầu tốt đẹp cho hàng loạt quy trình phía sau.

- Tăng độ chính xác của dữ liệu đồng thời tăng tính an toàn, bảo mật

Hóa đơn thường chứa nhiều thông tin như mã số hóa đơn, mã số thuế, số tiền, số tài khoản,... Theo thống kê thì tỉ lệ lỗi nhập số liệu có thể lên tới 20%, như vậy thì nếu nhập theo cách thủ công thì khả năng sai số liệu tương đối lớn, chưa kể tới những trường hợp nhập trùng lặp hóa đơn sẽ khiến cho quá trình phê duyệt, thanh toán,... của kế toán sau này gặp nhiều khó khăn. Thêm vào đó nhiều người truy cập và đọc được dữ liệu hóa đơn cũng dễ khiến doanh nghiệp bị lộ thông tin.

Những lợi ích tối quy trình xử lý hóa đơn tự động bằng OCR

Với công nghệ OCR trong quá trình chụp hóa đơn thì khác, độ chính xác khi xử lý lên tới 99%, đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào cho các quá trình tiếp theo.

- Lưu trữ, quản lý hóa đơn hiệu quả hơn

Dữ liệu trên hóa đơn sau khi được đọc bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học sẽ được trích xuất và số hóa toàn bộ. Lúc này, doanh nghiệp có thể loại bỏ các tủ hồ sơ, giấy tờ cồng kềnh và thay vào đó là lưu trữ thông tin trên bộ nhớ Cloud.

OCR cũng giúp việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ hóa đơn đã xử lý theo nhóm để đảm bảo tính nhất quán và tiện cho việc trình diện thông tin trong mỗi đợt kết toán.

- Tối ưu chi phí và nguồn lực

Công nghệ OCR giúp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và lưu trữ thông tin. Như vậy thì doanh nghiệp sẽ không cần tốn quá nhiều chi phí cho việc lưu trữ, giấy tờ, chi phí phải trả nếu gặp rủi ro trong việc nhập sai dữ liệu, nhân viên cũng tránh khỏi những tác vụ lặp đi lặp lại nhàm chán, thay vào đó sẽ tập trung xử lý các nghiệp vụ chuyên môn khác. 

4. Xử lý hóa đơn nhanh chóng với OCR của Vega Fintech

Công nghệ OCR của Vega Fintech giúp tối ưu quá trình xử lý hóa đơn

Công nghệ OCR được phát triển bởi Vega Fintech với khả năng trích xuất thông tin trên nhiều loại hóa đơn, chứng từ với thời gian chỉ từ 2 - 3 giây. Ứng dụng công nghệ này giúp tăng tốc quá trình xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về những lợi ích khi ứng dụng OCR vào quy trình xử lý hóa đơn, chắc hẳn qua bài viết thì bạn đọc cũng hiểu được sự cần thiết của công nghệ này trong việc trích xuất dữ liệu. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và áp dụng những công nghệ hiện đại nhất.