Đầu tư vào công nghệ OCR - Hướng đi đúng cho mọi doanh nghiệp

17/02/2022

Nội dung

Công nghệ số ngày càng phát triển, cũng là lúc các doanh nghiệp có hướng đầu tư đúng cho sự phát triển trong tương lai nếu không muốn bị lùi lại. Công nghệ nhận diện ký tự quang học OCR là một trong những công nghệ kỹ thuật số được quan tâm hàng đầu. Công nghệ OCR cho phép chuyển đổi các tệp văn bản như đánh máy, hình ảnh, bản tin, bản viết tay… thành các dạng văn bản thông tin bản mềm một cách nhanh chóng và chính xác, thông qua những dữ liệu bản mềm mày, người dùng có thể tìm kiếm và chỉnh sửa một cách dễ dàng.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt kịp xu hướng mới và ứng dụng công nghệ OCR trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp như mã hóa tài liệu, trích xuất thông tin lưu trữ, trao đổi dữ liệu nhanh chóng hơn. 

Tại sao doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ OCR là hướng đi đúng? Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi đầu tư vào OCR là gì? Hãy cùng Vega Fintech tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian

Với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, quy mô càng lớn thì thời gian càng quý giá. Việc tiết kiệm thời gian là yếu tố mà hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm và mong muốn tối ưu một cách tốt nhất.

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian

Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian

Ta có thể thấy, để điền các thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên như CCCD/CMND, vé xe, thẻ nhân viên… một cách thủ công thì thực sự rất mất thời gian. Tuy nhiên, đối với công nghệ nhận diện ký tự quang học OCR thì chỉ mất từ 2 đến 3 giây thì các thông tin đã được mã hóa dưới dạng dữ liệu mềm, tốc độ này nhanh hơn từ 50 - 60 lần so với việc bạn thu thập dữ liệu bằng cách truyền thống. 

Việc doanh nghiệp sử dụng công nghệ OCR trong hoạt động kinh doanh, vận hành sẽ giúp cho mọi công việc trở nên nhanh hơn, tiện lợi hơn mà còn đạt được kết quả tốt hơn. Những tệp dữ liệu qua vài giây đã trở thành những file dữ liệu mà bạn có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

2. Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thì việc tiết kiệm thời gian đã là cách cắt giảm chi phí một cách tốt nhất trong quá trình vận hành. Công nghệ OCR giúp trích xuất thông tin một cách nhanh chóng, tự động, từ đó giảm thời gian, công sức thời gian làm việc của nhân viên, hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình thu thập thông tin của con người. 

Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Công nghệ nhận diện ký tự quang học OCR

Với những lợi thế trên, công nghệ OCR góp doanh nghiệp cắt giảm được tối đa chi phí trong việc vận hành, thu thập và xử lý thông tin, dữ liệu trong quá trình hoạt động.

3. Công nghệ OCR giúp quản lý dữ liệu thông minh

Những dữ liệu ở dạng văn bản, hình ảnh truyền thống sẽ rất khó trong việc quản lý, tìm kiếm. Việc sử dụng công nghệ  OCR giúp cho việc quản lý nhanh hơn, đơn giản hơn và tối ưu hơn. Việc sử dụng các công nghệ thông minh cũng giúp cho nhân viên tiếp cận được những kỹ thuật mới, nâng cao hiệu suất công việc, tránh cho nhân viên phải làm lặp lại cùng một công viên mà trở nên nhàm chán, nhân viên có thể tập trung hơn vào những công việc hay nhiệm vụ có tính chuyên sâu hơn.

Công nghệ OCR giúp quản lý dữ liệu thông minh

Ứng dụng OCR tối ưu trong quản lý dữ liệu

Bên cạnh đó, công nghệ mã hóa dữ liệu OCR cũng giúp cho quy trình quản lý dữ liệu tối ưu hơn. Với cách lưu trữ thông tin truyền thống thì bạn có thể mất hàng giờ để tìm kiếm dữ liệu hay thông tin khi cần thiết, tuy nhiên với công nghệ OCR thì những dữ liệu được mã hóa và lưu trữ một cách thông minh dưới dạng mã hóa. Khi cần tìm kiếm bất cứ thông tin gì đã được lưu trữ thông qua OCR thì chỉ cần vài giây là bạn đã có được dữ liệu mà mình mong muốn. 

Khi lưu trữ thông tin khách hàng đã được tích hợp trong hệ thống, thì không chỉ những thành viên nội bộ có thể tìm kiếm thông tin mà những người trong hệ thống cũng có thể kiêm tra thông tin khách hàng để sử dụng cho các mục đích công việc.

4. Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình làm việc

Quy trình làm việc càng được rút ngắn thì doanh nghiệp đó càng có quy trình làm việc tối ưu và chuyên nghiệp. Việc xử lý những thông tin, dữ liệu theo cách truyền thống sẽ tốn nhiều thời gian, nhân công cũng như làm cho quy trình làm việc trở nên dài và nặng nề hơn. 

Mặt khác, khi nhập và thu thập thông tin một cách thủ công sẽ dẫn tới tình trạng thông tin bị sai sót, rối loạn thông tin. Những sai sót trong việc mã hóa thông tin, dữ liệu có thể khiến cho quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên chậm trễ, gây khó khăn trong các khâu làm việc, khó khăn cho khách hàng cũng như mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình làm việc

OCR giúp doanh nghiệp có quy trình làm việc tối ưu hơn

Khi việc thu thập và mã hóa dữ liệu đã được thực hiện một cách chuẩn xác, xử lý một cách nhanh chóng… thì doanh nghiệp sẽ có một quy trình làm việc, quản lý tối ưu nhất, mang lại hiệu quả công việc cao.

5. Gia tăng mức độ bảo mật dữ liệu

Dữ liệu là khách hàng, hồ sơ, hợp đồng doanh nghiệp, thông tin nhân sự… là những thông tin quan trọng của doanh nghiệp cần phải được bảo mật một cách tuyệt đối. Bất cứ một xâm phạm nào không có mục đích tốt cũng sẽ gây ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh cũng như uy tín của doanh nghiệp.

Gia tăng mức độ bảo mật dữ liệu

OCR giúp dữ liệu được bảo mật tốt hơn

Để đảm bảo thông tin được bảo mật một cách tốt nhất thì các doanh nghiệp sử dụng phần mềm OCR để xử lý và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp. Với nhiều bước bảo mật sẽ giúp cho thông tin dữ liệu được an toàn với những xâm hại không tốt. Bất cứ những thay đổi bảo trong việc truy cập hệ thống dữ liệu, chỉnh sửa… đều được lưu lại một cách chi tiết. So với việc bảo mật dữ liệu bằng phương pháp truyền thống thì việc trích xuất thông tin, lưu trữ thông tin bằng công nghệ OCR mang lại mức độ an toàn cao hơn rất nhiều.

6. Công nghệ OCR cung cấp không gian lưu trữ lớn

Không phải lưu trữ dữ liệu bằng không gian thực mà hiện nay việc lưu trữ dữ liệu trên hệ thống cơ sở dữ liệu số mang lại nhiều tiện ích hơn. Việc lưu trữ hồ sơ, thông tin bằng giấy chiếm quá nhiều diện tích không gian. Số lượng thông tin dữ liệu sẽ ngày càng tăng lên, điều này sẽ dẫn tới việc quá tải không gian lưu trữ. 

Việc sử dụng kỹ thuật số để lưu trữ dữ liệu hiện nay được xem là phương pháp tối ưu nhất và đang được áp dụng một cách phổ biến hiện nay. Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích không gian thực, nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh khác của doanh nghiệp.

Công nghệ OCR cung cấp không gian lưu trữ lớn

OCR cung cấp không gian lưu trữ trực tuyến lớn

7. Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Gia tăng trải nghiệm khách hàng là cách giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng, tăng doanh số, tăng gia trị thương hiệu. Nhờ vào công nghệ OCR mà nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin khách hàng, xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, truy cập, tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cá nhân của khách… giúp cho khách hàng có những trải nghiệm nhanh chóng, chuyên nghiệp khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Tốc độ xử lý công việc càng nhanh chóng, càng giúp cho khách hàng có cái nhìn thiện cảm với doanh nghiệp, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Với rất nhiều tiện ích mà công nghệ OCR mang lại trong quá trình kinh doanh cũng như quản lý doanh nghiệp, ta càng thấy được tầm quan trọng của việc trích xuất thông tin bằng OCR quan trọng như thế nào. Trên đây là những thông tin mà Vega Fintech mang đến cho bạn về tầm quan trọng của công nghệ OCR đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Mong rằng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!