Công nghệ OCR giúp tối ưu quá trình vận hành doanh nghiệp

Nội dung

OCR được sử dụng phổ biến trong việc nhận dạng văn bản dựa trên hình ảnh, tài liệu định dạng PDF. Sự ra đời của công nghệ này giúp các doanh nghiệp giải quyết được bài toán về xử lý dữ liệu, tạo được bước tiến lớn trong việc tự động hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng Vega Fintech tìm hiểu về quy trình hoạt động của OCR, những lợi ích và cách áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học để nâng cao trải nghiệm khách hàng nhé.

1. Quy trình hoạt động của OCR

Ai cũng biết rằng công nghệ OCR được sử dụng để chuyển đổi các loại hình ảnh chứa văn bản (viết tay, đánh máy, in) thành dữ liệu văn bản có thể dùng máy để đọc được và nhập chúng vào cơ sở dữ  liệu máy tính. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học được biết đến từ những năm 1990 và tính tới hiện tại, phần mềm OCR đã trải qua nhiều cải tiến cho khả năng nhận dạng chính xác tới 99%.

Quy trình hoạt động của công nghệ nhận dạng quang học

Vậy quy trình hoạt động của công nghệ này như thế nào? Dưới đây sẽ là các bước của quy trình:

Bước 1: Tiền xử lý

Hình ảnh văn bản, giấy tờ được chuyển đổi thành ảnh nhị phân (pixel) để thể hiện chính xác nội dung có trên ảnh (có thể tăng, giảm sáng, giảm độ mờ). Công nghệ OCR sẽ quét và đánh dấu xác nhận các vị trí có ký tự cần xử lý.

Bước 2: Nhận dạng ký tự

Sau khi thông tin được trích xuất, phần mềm OCR quét các biểu tượng gặp và phân loại chúng thành những ký tự cơ bản.

Bước 3: Xử lý hậu kỳ

Đây là bước quan trọng để đảm bảo độ chính xác khi chuyển đổi, các thuật toán dùng trong OCR sẽ đối chiếu các từ xuất hiện trong văn bản với bộ từ điển có trong output để đảm bảo không có sai sót sau khi máy đọc xong cũng như không tạo ra những từ vô nghĩa.

2. Lợi ích của OCR mang lại cho doanh nghiệp

Từ việc chuyển đổi định dạng ảnh, PDF sang dạng word thì OCR tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Tăng tốc độ xử lý thông tin: OCR có thể giúp việc chuyển đổi tài liệu giấy in, scan, ảnh,.. thành dạng văn bản có thể đọc và sửa chữa được, từ đó nhân viên sẽ đẩy nhanh được quá trình xử lý tài liệu của mình.

Xử lý thông tin từ dạng ảnh sang text nhanh chóng nhờ OCR

- Giảm thời gian và hạn chế rủi ro khi chuyển đổi tài liệu theo cách thủ công: Nếu xử lý dữ liệu theo cách truyền thống thì nhân viên sẽ tốn nhiều thời gian, chưa kể tới khi nhập dữ liệu lên hệ thống thì sẽ gặp phải lỗi đánh máy, sai, nhầm thông tin. Với OCR thì lại khác, các thuật toán giúp cho thời gian chuyển đổi và nhập dữ liệu tính nhanh chóng, độ chính xác gần như tuyệt đối.

- Tự động hóa dữ liệu, lập chỉ mục tài liệu cho các công cụ tìm kiếm, nhận dạng biển số, đặc biệt OCR có thể giải mã văn bản, đọc từ trên màn hình để người khiếm thị.

- Giảm chi phí lao động: Việc tự động hóa giúp tăng hiệu suất làm việc của cá nhân, từ đó giảm chi phí thuê và đào tạo nhân viên.

Công nghệ OCR giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn nhân lực

Tìm hiểu thêm: Đầu tư vào công nghệ OCR - Hướng đi đúng cho mọi doanh nghiệp

3. Cách sử dụng OCR để nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng rất cần sự tiện lợi và bảo mật thông tin khi làm việc với doanh nghiệp, vậy nên muốn tăng trải nghiệm của khách hàng thì có thể ứng dụng OCR trong việc:

- Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng nếu cần hỗ trợ hoặc đăng ký: Nếu khách hàng có vấn đề cần nhân viên kiểm tra hồ sơ, đối chiếu hay cập nhật thông tin thì nhân viên chỉ cần tìm kiếm trên các dữ liệu đã được số hóa nhờ OCR. Nếu khách hàng có nhu cầu đăng ký dịch vụ, nhân viên cũng có thể ứng dụng công nghệ OCR giúp chuyển nội dung các văn bản, ảnh chứng minh/hộ chiếu/bằng lái xe,.. và nhập dữ liệu lên hệ thống nhanh chóng.

 - Bảo vệ dữ liệu: Một giải pháp hữu hiệu để tạo lớp bảo vệ cho kho dữ liệu của doanh nghiệp, vừa giúp bảo mật thông tin khách hàng (quá trình nhập dữ liệu thủ công rất dễ khiến thông tin cá nhân của khách bị lộ nếu nhân viên không tuân thủ quy định) lại có thể giúp lưu trữ dữ liệu lâu dài.

Sử dụng OCR vào quá trình xử lý, bảo vệ dữ liệu để thu hút khách hàng

- Đồng bộ dữ liệu: Thông tin của khách hàng được số hóa và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp có thể thường xuyên cập nhật thông tin của khách hàng và mọi nhân viên có quyền truy cập đều có thể xem được (tránh tình trạng liên hệ và hỏi nhiều vấn đề trùng lặp dễ khiến khách hàng khó chịu).

Hiện nay, rất nhiều lĩnh vực kinh doanh đều ứng dụng công nghệ OCR vào hoạt động của mình, ví dụ như ngành tài chính - ngân hàng sử dụng để xử lý và xác minh thủ tục giấy tờ cho khách, Y tế sử dụng để xử lý hồ sơ bệnh án, kho vận dùng để theo dõi nhãn hàng, chuyển đổi và nhập dữ liệu trên hóa đơn, biên lai, tài liệu khác hiệu quả,... Các doanh nghiệp nếu muốn tìm đối tác cung cấp công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì có thể liên hệ với Vega Fintech.

Nhìn chung, OCR đang từng bước trở thành xu hướng của các doanh nghiệp trong thời đại số hóa thông tin. Việc ứng dụng công nghệ OCR giúp quy trình xử lý dữ liệu được hiệu quả hơn nên các công ty chưa áp dụng công nghệ này thì hãy tìm hiểu ngay nhé.