RPA là gì? Phân loại và lợi ích khi sử dụng RPA

Nội dung

RPA với nhiều tính năng ưu việt đang giữ vị trí quan trọng và đóng vai trò thiết yếu trong tiến trình chuyển đổi số hiện nay. RPA không chỉ tự động hóa quy trình, cơ sở để thay đổi mô hình kinh doanh truyền thống mà còn giúp các tổ chức, cá nhân có thể cải thiện chất lượng dịch vụ, đưa trải nghiệm khách hàng lên một tầm cao mới. Vậy thực tế RPA là gì và những lợi ích khi sử dụng nó ra sao? Hãy cùng Vega Fintech tìm hiểu trong phần tiếp theo nhé!

1. RPA là gì?

RPA (Robotic Process Automation) có nghĩa là tự động hóa quy trình bằng rô-bốt. Đây là một dạng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh tương đối mới mẻ dựa trên các rô-bốt phần mềm (bot) hoặc là trí tuệ nhân tạo (AI).

RPA gồm tập hợp các công nghệ để xây dựng các phần mềm làm thay những công việc thường ngày lặp đi lặp lại của con người. Ví dụ công việc của một nhân viên văn phòng, thường xuyên phải nhập dữ liệu thông tin hệ thống theo một biểu mẫu nhất định hoặc phải truy xuất các dữ liệu, trường hợp này có thể áp dụng RPA để tối ưu hóa quá trình làm việc.

Không những chỉ thay con người làm các công việc lặp đi lặp lại, RPA còn mang lại hiệu quả cao hơn bởi nó có tốc độ, độ chính xác cao và hiệu suất hơn hẳn con người, tránh được những sai sót không đáng có có thể gây ra hậu quả đáng tiếc. Hơn nữa, công nghệ này còn có khả năng theo dõi, đánh giá và nâng cấp hoàn thiện.

Cách thức hoạt động của RPA đó là dựa vào danh sách các hành động có tính tuần tự lặp lại của người dùng thực hiện một tác vụ nào đó, sau đó sẽ được tự động hóa lặp lại các bước đó.

RPA hiện nay được áp dụng vô cùng phổ biến và mang lại nhiều tiện ích cho con người

3 tiêu chí cốt yếu của một hệ thống RPA là:

- Giao tiếp với các hệ thống khác theo bất kỳ cách nào để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp với API.

- Có khả năng đưa ra quyết định.

- Được tích hợp một giao diện lập trình bot.

2. Các loại RPA hiện nay

Công nghệ RPA – công nghệ tự động hóa quy trình với robot hoặc bot cũng có những loại hình cụ thể để các doanh nghiệp lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện kinh tế của mình như sau:

Tự động hóa có giám sát

Khi quy trình tự động hóa diễn ra vẫn cần đến sự can thiệp, giám sát của con người.

Tự động hóa có giám sát cho phép các bạn tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn trong tổ chức, doanh nghiệp của mình. Điều này được thực hiện bằng cách tự động hóa các hoạt động của các bộ phận tương tác trực tiếp với khách hàng, chủ yếu mang tính thủ công và lặp lại, đồng thời bắt chước được các hành động mà bạn thực hiện trên màn hình nền hoặc là trình duyệt của mình, như là nhấp chuột, bằng cách ghi và phát lại các hành động này theo thời gian thực tế diễn ra.

3 dạng RPA được sử dụng phổ biến hiện nay

Tự động hoá không giám sát

Quy trình tự động hóa diễn ra độc lập bởi bot, hay robot không cần có sự can thiệp của con người.

Tự động hóa không có giám sát không yêu cầu người dùng có mặt tại máy tính hay quy trình thực hiện. Thay vào đó, các bot không có giám sát sẽ thực hiện công việc bằng cách tự tiến hành ghi và phát lại các hành động. Nhờ khả năng sử dụng trình kích hoạt và lập lịch sự kiện một cách tự động, đây là loại giải pháp lý tưởng để đẩy nhanh quá trình tự động hóa thuận tiện cho các tác vụ khối lượng lớn trong toàn bộ tổ chức của bạn.

Hybrid RPA

Sự kết hợp giữa tự động hóa có giám sát và không giám sát, cho phép quá trình linh hoạt thực hiện tự động hóa quy trình.

Mỗi hình thức RPA khác nhau sẽ có những ưu nhược điểm nhất định nên để đạt được hiệu quả ứng dụng cao nhất, nhà quản trị doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng, cân nhắc về doanh nghiệp mình để lựa chọn hình thức phù hợp trước khi lựa chọn.

3. Lợi ích khi sử dụng RPA

Sử dụng RPA có rất nhiều lợi ích và ưu điểm, cụ thể:

- Tiết kiệm được thời gian, chi phí

Người dùng có thể làm các thao tác gửi email, cập nhật báo cáo… ngay trên phần mềm. Theo đó, bạn có thể thực hiện các bước tiếp theo hoặc quay lại công việc đang làm dễ dàng nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn làm thủ công.

- Linh hoạt, cải thiện năng suất hiệu quả

Phần mềm quản lý RPA đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị thông minh vì vậy các nhân viên có thể truy cập làm việc bất cứ lúc nào, như vậy hiệu quả công việc và năng suất đạt được cũng tăng lên.

Bên cạnh đó, việc quản lý, phân chia công việc cho từng nhân sự thông qua RPA cũng thuận tiện hơn khi kiểm tra và đánh giá.

- Đảm bảo độ chính xác cao khi hoạt động

Các hoạt động thủ công chắc chắn không thể tránh khỏi sai sót, tuy nhiên nếu các doanh nghiệp sử dụng RPA thì sẽ hạn chế được các lỗi sai một cách đáng kể. Hơn nữa các thao tác cũng sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn rất nhiều.

Những lợi ích thực tế mà công nghệ tự động hóa quy trình bằng rô-bốt mang lại

- Minh bạch hơn khi làm việc

Khi áp dụng công cụ tự động hóa quản lý RPA trong doanh nghiệp sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất, đảm bảo minh bạch và rõ ràng trong công việc. Nhân viên từ đó cũng sẽ có trách nhiệm làm việc cao hơn, đảm bảo được hiệu quả cũng như giúp nhà quản lý có thể kiểm soát được chất lượng công việc nhanh chóng.

- Lưu trữ và xử lý dữ liệu tốt hơn

Tự động hóa quản lý bằng các phần mềm RPA giúp nhà quản lý nắm bắt được tất cả các công việc một cách nhanh chóng và thông minh hơn, tránh nguy cơ mất thông tin, lộ dữ liệu cần được bảo mật. Sử dụng RPA giúp doanh nghiệp không còn phải sao lưu dữ liệu ra nhiều ổ cứng hay máy tính để lưu trữ, từ đó cũng giảm thiểu được những nguy cơ gây hại cho dữ liệu như hacker, virus, mất dữ liệu…

4. Xu hướng tự động hóa bằng RPA

RPA hiện đang là một trong top 10 xu hướng công nghệ phát triển hàng đầu trên thế giới với tốc độ tăng trưởng có thể đạt tới 20% mỗi năm.

Các nghiên cứu của Forrester đã dự đoán năm 2021, quy mô thị trường RPA toàn cầu có thể đạt được con số 2,9 tỷ đô la Mỹ. Dự báo quy mô thị trường tự động hóa quy trình robot toàn cầu dự kiến ​​sẽ đạt 13,74 tỷ đô la Mỹ trong năm 2028.

RPA xứng đáng là xu hướng công nghệ với các lý do:

- Công nghệ gần như không chịu ảnh hưởng tiêu cực từ đại dịch Covid nói chung, thậm chí còn có thể tận dụng lợi thế từ đại dịch để khai thác tiềm năng phát triển tự động hóa.

- Những năm gần đây, công nghệ đạt tốc độ tăng trưởng siêu nhanh và mạnh: Theo báo cáo của Gartner – tốc độ tăng trưởng của ngành đạt 11.94% năm 2020, tăng 19.53% năm 2021.

- Dự đoán của Gartner cho biết tính đến năm 2022, có tới 90% doanh nghiệp, tập đoàn quy mô lớn toàn cầu nhận thức được tầm quan trọng cũng như các lợi ích vượt trội nếu triển khai ứng dụng RPA và tiến hành thực hiện.

- Trong kỷ nguyên công nghệ số như hiện nay, các nhà quản trị doanh nghiệp không thể dừng lại ở việc suy nghĩ có nên ứng dụng công nghệ hay không bởi đây là điều cần phải làm.

Theo CIO.com, một số nhà cung cấp công cụ RPA uy tín hàng đầu hiện nay bao gồm: Appian, Automation Anywhere, AutomationEdge, Blue Prism, hay Cyclone Robotics, Datamatics, EdgeVerve Systems, và HelpSystems, IBM, Kofax, Kryon, Laiye, ông lớn Microsoft, NICE, Nintex, NTT-AT, Pegasystems, hay là Samsung SDS, Servicetrace, WorkFusion.

Công nghệ RPA ngày càng trở thành xu hướng và được ứng dụng một cách rộng rãi

5. Những tính năng trên công cụ RPA

RPA với những tính năng thông minh, mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng:

- Phần mềm có giao diện, thiết kế thân thiện, dễ dàng thao tác và sử dụng cho mọi đối tượng. Thiết kế quy trình tự động hóa phù hợp cả với những người dùng không có kiến thức lập trình.

- RPA được tích hợp đầy đủ các tính năng hiện đại với khả năng hỗ trợ người dùng như: thiết kế quy trình – lập lịch giám sát, theo dõi, thống kê – thực thi quy trình được thiết lập.

- Có thể quản lý từ xa nhiều bot trong cùng một thời điểm, theo dõi theo thời gian thực hiện tiện lợi.

- Độ bảo mật cao, có thể để ẩn trong PC giúp người dùng vừa có thể làm việc thủ công, vừa chạy bot đồng thời.

- Người dùng có thể tương tác, trao đổi với nhau thông qua chatbot một cách an toàn.

- Kết hợp với một số giải pháp số hóa khác như: xác minh hóa đơn điện tử, hay nhận diện văn bản điện tử, và hỗ trợ AI thu thập và phân tích dữ liệu…

Những tính năng cơ bản của RPA

6. Sự khác biệt giữa RPA và công cụ tự động hoá truyền thống

RPA và công cụ tự động hóa công việc truyền thống đều có mục đích chung đó là biến các công việc thủ công giống nhau hàng ngày thành một chương trình tự động, với hiệu quả công việc cao hơn.

Điểm khác biệt giữa hai khái niệm này thể hiện ở việc RPA thực hiện ở phần giao diện người dùng hay nói cách khác là tương tác với front-end. Còn với tự động hóa công việc truyền thống thì công việc cần tích hợp hay can thiệp vào phần cơ sở dữ liệu và hạ tầng của chương trình máy tính, có nghĩa là công việc sẽ thực hiện ở dưới back-end.

Do vậy, RPA mang hướng tác vụ hơn (tập trung vào xử lý các hành động lặp đi lặp lại được lập trình sẵn), trong khi tự động hoá truyền thống mang tính chiến lược hơn (xây dựng giải pháp nhằm cải thiện các vấn đề khác nhau trong một luồng quy trình nào đó).

RPA có thể được triển khai trên hệ thống IT sẵn có của tổ chức từ trước mà không thay đổi quá nhiều, trong khi tự động hoá truyền thống có thể cần thay thế toàn bộ hệ thống trước đó đã lỗi thời bằng công nghệ mới.

Những điểm khác biệt rõ nét giữa RPA và công nghệ tự động hoá truyền thống

7. Phân biệt RPA và AI

Nói về những công nghệ tiên tiến, chắc hẳn bạn sẽ nghĩ ngay đến trí thông minh nhân tạo hay chính là công nghệ AI. Đôi khi AI và RPA bị nhầm lẫn thậm chí là đánh tráo khái niệm với nhau, nhưng thực chất chúng là 2 phạm trù rất khác biệt.

RPA là công nghệ phần mềm đang rất phát triển với việc sử dụng các bot để tự động hóa các tác vụ thủ công có tính lặp đi lặp lại và các quy trình end-to-end nhằm loại bỏ sự lãng phí, giảm thời gian trong hoạt động của con người. RPA là một quá trình tự động hóa các hoạt động và quy trình kinh doanh với sự trợ giúp của phần mềm và robot với mục tiêu giảm dần sự tham gia của con người.

Còn trí tuệ nhân tạo hay AI là mô phỏng hành vi thông minh được tích hợp vào máy móc để nó có thể học hỏi và thích ứng với một môi trường cụ thể nào đó. Đây là một nhánh sâu rộng của ngành khoa học máy tính liên quan đến việc chế tạo ra những cỗ máy đủ khả năng thực hiện các nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi trí thông minh con người.

Nói một cách đơn giản, khi sử dụng RPA, bạn sẽ "dạy" cho máy làm theo cách mình đang làm, còn với AI, bạn sẽ phải nạp một khối lượng dữ liệu nền tảng "khủng" hơn để chúng tự học và cho ra quá trình.

So sánh RPA và công nghệ AI

8. Khó khăn khi ứng dụng RPA

Bên cạnh những lợi ích ấn tượng mà RPA mang đến cho người sử dụng thì cũng phải đối mặt với những thách thức nhất định khi triển khai ứng dụng RPA:

- Chi phí đầu tư ban đầu khá cao: Vì chi phí đầu tư ban đầu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố của doanh nghiệp, nhất là độ phức tạp của bot để đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Chi phí đầu tư ban đầu là tương đối cao so với các cách triển khai quy trình truyền thống.

- Đòi hỏi người lập trình phần mềm phải có nắm vững kiến thức tổng quan lớn: RPA có thể ứng dụng vào các lĩnh vực: kế toán, ngân hàng, tài chính… thì lập trình viên RPA cũng phải có kiến thức tổng quan về các ngành này.

- Yêu cầu chuẩn hoá thông tin, dữ liệu đầu vào đồng bộ: Yêu cầu kết nối, tương thích hệ thống CNTT/ hệ thống vận hành nội bộ với nền tảng của RPA…: Nhiều doanh nghiệp, nhất là các đơn vị trong lĩnh vực Ngân hàng, sở hữu hạ tầng CNTT tương đối phức tạp có tính đặc thù.

Muốn triển khai thành công RPA cần phải đảm bảo khả năng kết nối, cũng phải đảm bảo tính tương thích giữa công nghệ RPA và hệ thống CNTT, và hệ thống vận hành nội bộ…

Những khó khăn mà người dùng gặp phải khi sử dụng RPA

9. Những lưu ý khi sử dụng RPA

Khi quyết định áp dụng tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề quan trọng sau:

Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng cần thiết và giá thành: Trên thị trường hiện nay có đa dạng các sản phẩm RPA đa dạng với tính năng và giá thành cũng như đặc điểm, giao diện khác nhau. Cần thiết nghiên cứu kỹ lưỡng, thực hiện so sánh, phân tích giữa các sản phẩm để có sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA: Doanh nghiệp có thể ứng dụng RPA lên nhiều tác vụ, nhiều công việc miễn là chúng có tính quy trình, nhưng vẫn cần cân nhắc để lựa chọn để sử dụng phù hợp và có độ chính xác cao nhất.

RPA là công cụ giúp con người tiến bộ hơn, làm những công việc đòi hỏi sự quan trọng cao hơn. Những công việc đơn giản lặp đi lặp lại sẽ được thay thế bởi Robot và được chuyên môn hóa.

Những điểm cần lưu ý khi ứng dụng tự động hóa quy trình bằng rô-bốt trong thực tế

Như vậy, RPA cũng như một số công nghệ tự động hóa khác đang là xu hướng hiện đại của các doanh nghiệp, tuy nhiên trước khi sử dụng, doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu để sử dụng RPA phù hợp tránh lãng phí và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn.