Tất tần tật về quy trình KYC toàn diện

Nội dung

Để các định chế tài chính như ngân hàng duy trì được lợi nhuận mà vẫn tuân thủ được các quy định pháp luật về tiền tệ thì cần thiết phải vượt ra ngoài các quy trình KYC thủ công, do bởi quy định thì luôn thay đổi, khách hàng thay đổi, hoàn cảnh môi trường thay đổi...

Để bảo vệ mình hỏi các hành vi gây thiệt hại thì các ngân hàng đã thực hiện một quy trình KYC liên tục, đó chính là quy trình end-to-end KYC hay còn gọi với cái tên khác là quy trình KYC toàn diện.

Để nắm được toàn bộ quy trình KYC toàn diện, tầm quan trọng và ưu điểm của nó, mời bạn theo dõi ngay bài viết dưới đây!

I. Tại sao cần cập nhật lên quy trình KYC toàn diện?

Vai trò của quy trình kyc tối ưu

Đối với các tổ chức tài chính và tín dụng, một quy trình KYC và phòng chống rửa tiền mạnh mẽ là nền tảng để quản lý rủi ro hiệu quả. Tuy nhiên, gánh nặng tuân thủ nhiều quy định pháp luật thay đổi liên tục đã làm tăng nhu cầu về việc hợp lý hoá một quy trình KYC toàn diện hơn nữa, để quản lý rủi ro và bảo vệ tổ chức tài chính khỏi vướng vào hình phạt và trách nhiệm pháp lý.

Khi giải pháp KYC được triển khai, các ngân hàng cần phải cập nhật dữ liệu liên quan đến KYC và AML thường xuyên và trong suốt vòng đời của các khách hàng. Do đó, nhiều ngân hàng đang tìm cách để phát triển quy trình KYC toàn diện - vừa đảm bảo tuân thủ tốt quy định pháp luật, vừa tạo hiệu quả trong việc quản lý khách hàng và gia tăng lợi nhuận.

II. Quy trình KYC toàn diện gồm các bước nào?

Quy trình KYC toàn diện (end-to-end KYC/ KYC lifecycle) bao gồm các bước như sau:

Các bước căn bản của kyc

Bước 1, Xác minh và thẩm định KYC: Trong quá trình giới thiệu, việc xác minh và thẩm định sẽ xác nhận danh tính của khách hàng và đánh giá mức độ rủi ro tội phạm tài chính của họ.

Bước 2, Khắc phục KYC: Theo thời gian, cập nhật dữ liệu khách hàng thường xuyên để đảm bảo việc đánh giá rủi ro về hồ sơ khách hàng được chính xác, không để dữ liệu không bao giờ bị cũ và lỗi thời.

Bước 3, Giám sát KYC: Phải tiến hành điều tra và giám sát liên tục để phát hiện các giao dịch hoặc sự kiện cho thấy rủi ro AML.

Tính năng tự động hoá trong quy trình KYC toàn diện sẽ hợp lý hoá quy trình và chỉ giải quyết một số vấn đề nhất định cần kiểm tra kỹ lưỡng (việc này sẽ sử dụng máy học và AI để phát hiện ra các yếu tố rủi ro), giảm bớt các thao tác thủ công đòi hỏi nhiều thời gian của nhân viên.

III. Ưu điểm của quy trình KYC toàn diện

1. Đơn giản hoá việc quản lý quy trình KYC

Quy trình KYC toàn diện là một chuỗi dài các quy trình với nhiều bên tham gia. Một trong những giải pháp tự động như OCR, công nghệ nhận dạng khuôn mặt (trong giải pháp e-KYC)… rất hữu ích để giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn

Quy trình KYC toàn diện sẽ tạo ra một quy trình KYC duy nhất và nhất quán cho toàn bộ doanh nghiệp. Bằng cách này, các ngân hàng có thể đơn giản hoá việc quản lý quy trình cho các nhóm khác nhau, đồng thời liên tục nâng cao hiệu quả và thành công.

2. Giảm lỗi do thao tác thủ công tạo nên

Bằng cách sử dụng tích hợp dữ liệu và tự động hóa quy trình thông minh, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để thường xuyên truy xuất, phân tích và cập nhật dữ liệu chất lượng cao từ các nhà cung cấp dữ liệu KYC toàn cầu đáng tin cậy, giúp các nhà phân tích tiết kiệm thời gian quan trọng và loại bỏ lỗi do thao tác thủ công gây ra. Giúp giải phóng nguồn nhân lực, cho phép các nhân viên tập trung vào công việc phân tích có giá trị hơn.

KYC giúp giảm thiểu rủi ro và lỗi

3. Giảm nguy cơ tổ chức không tuân thủ quy định pháp luật, quy định AML

Với quy trình tài liệu, truy xuất và phân tích được tự động hóa, các phần mềm có trong quy trình KYC toàn diện đóng vai trò như một bộ hướng dẫn kỹ thuật số giúp doanh nghiệp có thể thực hiện việc kiểm soát định kỳ, từ đó giảm nguy cơ không tuân thủ các quy định pháp luật kể cả những quy định, quy tắc mới của ngành.

4. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Khách hàng sẽ luôn tìm đến những nơi mà họ thấy giao dịch thuận tiện và dễ dàng. Tự động hoá quy trình KYC toàn diện giúp xử lý khối lượng tài liệu về khách hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Giải pháp KYC dựa trên AI của Vega Fintech là một trong những giải pháp tạo tương tác liền mạch với khách hàng. Giải pháp này cũng phù hợp với rất nhiều quy mô công ty và có độ chính xác cao nhất trong ngành.

IV. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình KYC toàn diện

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình KYC toàn diện đó là:

+ Quy định và luật pháp: Luật pháp và quy định cụ thể có thể khác nhau ở các quốc gia và khu vực. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải tuân thủ các quy định cụ thể về KYC được đưa ra bởi cơ quan quản lý và chính phủ.

+ Loại khách hàng: Loại khách hàng mà tổ chức phục vụ có thể ảnh hưởng đến quy trình KYC toàn diện. Ví dụ, các khách hàng doanh nghiệp có thể yêu cầu kiểm tra thông tin phức tạp hơn so với cá nhân.

+ Các công nghệ áp dụng: Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (ML), khai phá dữ liệu, và tự động hóa có thể giúp tối ưu hóa quy trình KYC bằng cách giảm thời gian và tăng tính chính xác.

+ Nguồn dữ liệu: Sử dụng các nguồn dữ liệu ngoại vi như danh sách đen, hồ sơ tài chính, và thông tin sinh trắc học (biometric) cũng tác động đến quy trình KYC toàn diện. Độ tin cậy và sẵn sàng của các nguồn dữ liệu này cũng quan trọng.

Các yếu tố chính liên quan tới quy trình KYC

+ Quy trình nội bộ: Quy trình nội bộ của tổ chức, cách họ tổ chức và thực hiện giải pháp KYC cũng có tác động đến việc quy trình KYC toàn diện. Điều này bao gồm quá trình xác định rủi ro, phân loại khách hàng, và cách thức tổ chức giám sát và cập nhật thông tin của khách hàng.

+ Tích hợp với hệ thống khác: KYC cần được tích hợp với các hệ thống khác của tổ chức, chẳng hạn như hệ thống quản lý thông tin khách hàng (CRM) và hệ thống báo cáo tài chính.

+ Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình KYC toàn diện và cách xử lý các trường hợp ngoại lệ là quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

+ Thời gian và tài nguyên: Doanh nghiệp cần phải có đủ tài nguyên và kế hoạch thời gian để thực hiện quy trình KYC toàn diện một cách hiệu quả.

Tựu chung, thực hiện quy trình KYC toàn diện là một phần quan trọng của quá trình xác minh thông tin khách hàng trong các lĩnh vực như ngân hàng, tài chính và nhiều lĩnh vực khác. Việc thực hiện quy trình KYC toàn diện không chỉ giúp tổ chức đáp ứng yêu cầu luật pháp mà còn tạo sự tin cậy cho khách hàng. Nó giúp ngăn chặn hoạt động gian lận, rửa tiền và tội phạm tài chính khác.

Mặc dù quy trình KYC toàn diện có thể tiêu tốn thời gian và tài nguyên, nhưng đây là việc làm cần thiết để bảo vệ hệ thống tài chính và duy trì tính chất công bằng và an toàn trong kinh doanh.