NDA là gì? Các yếu tố cần có trong thoả thuận bảo mật thông tin

Nội dung

Thỏa thuận bảo mật thông tin NDA là bản thoả thuận có tính pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, tránh việc tiết lộ thông tin bí mật của các bên ra bên ngoài. Có 3 loại NDA là NDA song phương, NDA đơn phương và NDA đa phương. Khi bắt đầu làm việc tại bất cứ một doanh nghiệp nào, người lao động sẽ cần ký một bản thoả thuận gọi là Thỏa thuận bảo mật thông tin NDA. Vậy bạn có biết đây là bản thoả thuận về điều gì và nếu vi phạm thỏa thuận này liệu có bị xử trí pháp luật hay không?

1. NDA là gì?

NDA hay Thỏa thuận bảo mật thông tin, viết tắt của Non-Disclosure Agreement, là một thỏa thuận pháp lý không tiết lộ thông tin giữa hai bên hoặc nhiều bên, về các tài liệu, kiến thức, các bí mật, tin độc quyền mà các bên ký kết muốn giữ kín, hạn chế tối đa cho bên thứ ba biết trừ trường hợp cần chia sẻ vì mục đích chung.

Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) được biết với nhiều tên gọi khác nữa như: Thỏa thuận bí mật Secrecy Agreement (SA), Thỏa thuận bảo mật Confidentiality Agreement (CA), Thỏa thuận tiết lộ bí mật Confidential Disclosure Agreement (CDA), Thỏa thuận thông tin độc quyền Proprietary Information Agreement (PIA)…

Khái niệm về thoả thuận bảo mật thông tin - NDA

NDA có rất nhiều hình thức phổ biến, chẳng hạn: thỏa thuận bảo mật khách hàng của doanh nghiệp, thỏa thuận bảo mật các bí mật kinh doanh, thỏa thuận bảo mật tài liệu về ý tưởng kinh doanh hay chiến lược phát triển của công ty…

Các thông tin cần bảo mật gồm chiến lược marketing, bán hàng, tập khách hàng tiềm năng, quy trình sản xuất, đối tác hợp tác, một số phần mềm độc quyền… Mỗi bên tham gia sẽ quy định cụ thể về những thông tin này.

2. Vai trò NDA

Khi hai bên ký kết thỏa thuận NDA, các cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể thoải mái chia sẻ các thông tin với nhau mà không sợ bị bên thứ ba biết, đặc biệt là đối thủ.

NDA cũng có thể áp dụng ở nhiều tình huống khác nhau, như khi tham gia đàm phán về việc hợp tác mà muốn bảo vệ lợi ích cho mình thì có thể ký thỏa thuận NDA với nhau. Hoặc trong việc kêu gọi vốn của doanh nghiệp và các nhà đầu tư, ký kết NDA giúp ngăn chặn đối thủ cạnh tranh có được bí mật thương mại hoặc kế hoạch mà doanh nghiệp đã vạch ra.

Lợi ích mà NDA mang lại

Thỏa thuận NDA tương tự một bản hợp đồng pháp lý, vì vậy nếu các bên vi phạm thoả thuận thì vẫn tiến hành kiện ra toà và đòi bồi thường, đảm bảo tuyệt đối lợi ích cũng như quyền và nghĩa vụ của các bên.

3. Các loại NDA hiện nay

Có 3 loại NDA phổ biến, đó là:

- NDA đơn phương hay còn gọi là NDA một chiều, liên quan đến hai bên trong đó chỉ một bên cung cấp thông tin và không được tiết lộ với bên thứ ba, nếu không, phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và buộc phải bồi thường.

NDA đơn phương thường dành cho nhân viên mới, khi họ được cấp quyền truy cập vào hệ thống bảo mật thông tin của công ty. Hoặc khi nhà phát minh sáng chế cung cấp sản phẩm họ phát minh ra cho bên thứ hai thì bên thứ hai phải ký thỏa thuận NDA đơn phương này để cam kết không công bố công khai, hoặc tiết lộ cho bên thứ ba biết trừ trường hợp thỏa thuận riêng.

- NDA song phương hay NDA hai chiều, thỏa thuận này sẽ được ký kết giữa hai bên, mỗi bên phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật thông tin. Nếu xảy ra trường hợp một trong hai bên tiết lộ thông tin ra bên ngoài thì bên còn lại sẽ được bảo vệ quyền lợi.

NDA song phương rất phổ biến trong các thương vụ M&A (Mergers & Acquisitions: Sáp nhập và Mua lại) trong quá trình các doanh nghiệp đang xem xét chuẩn bị cho việc liên doanh/sáp nhập.

- NDA đa phương được kế kết giữa ba hoặc nhiều bên, trong đó, có ít nhất một bên sẽ được tiết lộ thông tin cho bên thứ ba. Loại bảo mật này không bị hạn chế như 2 loại ở trên. Ưu điểm lớn nhất của nó là các bên có thể chỉ cần thực hiện một thỏa thuận. Vì vậy phát sinh ra nhược điểm là các bên buộc phải thương lượng dài kỳ để có thể đi đến thống nhất với nhau, thoả mãn đầy đủ nhu cầu của các bên.

Các loại NDA phổ biến nhất hiện nay trên thị trường

4. Các yếu tố cần thiết trong thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)

6 yếu tố chính cần thiết trong thỏa thuận bảo mật thông tin NDA đó là:

- Danh tính của các bên tham gia;

- Định nghĩa cụ thể về những yếu tố cấu thành thông tin bí mật của các bên tham gia;

- Các yếu tố loại trừ bất kỳ từ những quyết định bảo mật;

- Tuyên bố về việc sử dụng các thông tin nào được phép tiết lộ;

- Đưa ra các khoảng thời gian cụ thể về việc thực hiện thỏa thuận;

- Các quy định chi tiết về chi phí, luật lệ nếu phát sinh tranh chấp.

Những thành phần quan trọng giúp đánh giá NDA tối ưu nhất

5. Các bước thực hiện NDA trong doanh nghiệp

Có 4 bước thực hiện NDA tại doanh nghiệp.

Bước 1: Yêu cầu nhân viên trong doanh nghiệp ký thỏa thuận NDA

Theo Điều 85 và Khoản 5 Điều 125 của Bộ Luật Lao động Việt Nam, nhân viên làm việc tại một doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ trong kinh doanh của doanh nghiệp đó, đặc biệt là nhân viên có năng lực về kỹ thuật và kỹ năng chuyên môn cao, nếu như vi phạm thì sẽ chịu hình thức kỷ luật bị sa thải và phải bồi thường thiệt hại.

Vì vậy, ngay khi tuyển dụng xong thì doanh nghiệp cần yêu cầu những nhân viên phải ký kết thỏa thuận NDA. Nếu có thuyên chuyển vị trí công tác, chức vụ nhưng vẫn phải truy cập để lấy thông tin mật thì cũng cần phải ký NDA.

Quy trình thực hiện NDA hiệu quả

Bước 2: Kể cả trong phạm vi nội bộ thì thông tin công ty vẫn phải được bảo vệ

Ngoài thỏa thuận NDA, doanh nghiệp cũng cần phải ký thêm nhiều thỏa thuận liên quan đến bảo mật thông tin nội bộ theo đặc thù của ngành nghề, để hạn chế tối đa việc thông tin bị lộ.

Bước 3: Trước khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cũng nên đánh giá lại nhân viên đó

Việc này giúp doanh nghiệp xem xét lại khả năng nhân viên nghỉ việc có thể gây nguy hại gì cho những thông tin cần bảo mật của doanh nghiệp hay không.

Bước 4: Chú ý đến đơn vị mới mà nhân viên cũ của doanh nghiệp đang làm việc, nhất là đối thủ hoặc đơn vị cùng ngành

Dù là nhân viên đã nghỉ việc nhưng khi nhân viên này chuyển sang công ty đối thủ hoặc một đơn vị cùng ngành thì doanh nghiệp cần theo dõi nhân viên đó chặt chẽ, xem nhân viên này có vi phạm thỏa thuận bảo mật NDA hay không.

Như vậy, NDA thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp trong quá trình sử dụng lao động, cũng như các quá trình đàm phán hợp tác với các bên khác nhau. Lưu ý, để hạn chế tranh chấp về hiệu lực của điều khoản thỏa thuận NDA cũng như nhận được sự đồng tình của Toà án thì doanh nghiệp nên soạn thảo riêng thỏa thuận NDA với hợp đồng lao động. Mong rằng, những thông tin mà Vega Fintech mang đến sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!