Database là gì? Các ứng dụng quan trọng của cơ sở dữ liệu (database)

Nội dung

Database hay cơ sở dữ liệu có tác động to lớn trong quá trình xây dựng, phát triển ứng dụng và phần mềm hiện nay. Ngày nay, tất cả các lĩnh vực từ kinh tế, tài chính, xã hội, giáo dục, y tế đều có sử dụng hệ thống thông tin này. Không một cơ quan tổ chức nào có thể phủ nhận vai trò quan trọng của nó.

1. Database là gì?

Database hay cơ sở dữ liệu là một tập hợp có tổ chức của thông tin, có cấu trúc hoặc dữ liệu liên quan đến nhau, được lưu trữ dưới dạng điện tử trong hệ thống máy tính và kiểm soát bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System).

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DMS) là một hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát, tạo lập, cập nhật và duy trì các cơ sở dữ liệu. Với hai thành phần chính là bộ xử lý truy vấn và bộ quản lý dữ liệu.

Tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng mà lượng data lưu lại sẽ khác nhau, cũng tồn tại dưới nhiều hình thức đa dạng như âm thanh, hình ảnh, ký hiệu, con số hoặc chữ viết.

Database trong lĩnh vực số hiện nay

2. Chức năng chính của database

Chức năng chính của database là lưu trữ, truy xuất, cập nhật dữ liệu cùng nhiều ứng dụng khác nhau:

Điểm khác biệt giữa cơ sở dữ liệu database và cơ sở dữ liệu thông thường nằm ở cấu trúc sắp xếp có tính hệ thống và tính nhất quán cao. Chính nhờ đặc điểm này mà database giúp người dùng thuận tiện trong việc tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm cũng như sử dụng dữ liệu một cách thuận tiện và chính xác.

Hỗ trợ xử lý các truy cập dữ liệu cùng nhiều chức năng điều khiển khác:

Quản lý và kiểm soát toàn bộ các máy khách kết nối, truy cập vào hệ thống dữ liệu trong hệ thống nguồn, tạo ra môi trường đa người dùng mà vẫn đảm bảo điều kiện kết nối an toàn, có thể truy cập và truy xuất dữ liệu nhiều người cùng lúc. Do đó, bạn gặp nhiều thuận lợi trong việc quản lý, sử dụng, truy cập dữ liệu và cập nhật, khai thác các thông tin mới mà không sợ bị trùng lặp. Sử dụng database sẽ giúp bạn tạo ra những sản phẩm chuyên nghiệp hơn.

Lấy ví dụ đơn giản như việc đặt vé tàu xe, ứng dụng database sẽ giúp công ty bán vé tránh khỏi sai sót trong việc bán cùng một vé cho nhiều khách hàng trong trường hợp nhiều người đặt vé cùng lúc.

Trong xu hướng hiện tại, các tổ chức doanh nghiệp sẽ tích hợp database với hệ thống website cho phép họ gửi và thu thập thông tin người dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc duy trì database một cách thủ công hoặc lập các chương trình ứng dụng hay thông qua một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Mục đích khi sử dụng hệ thống data base hiện nay

Linh hoạt theo nhu cầu của từng người sử dụng:

Một database hoàn toàn có thể thay đổi kích cỡ (từ vài trăm bản ghi cho đến dung lượng cực khủng) và độ phức tạp một cách linh hoạt. Database có thể được lưu trữ vào ổ cứng, USB, đĩa cứng (CD) tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng của người dùng

Cung cấp tính năng kiểm soát - bảo mật chặt chẽ cho nguồn dữ liệu:

Hỗ trợ quản lý các dịch vụ bảo mật, phục hồi hệ thống quản trị dữ liệu đồng thời giúp các ràng buộc bên trong hệ cơ sở này được thực thi;

Đảm bảo nguồn dữ liệu luôn an toàn và toàn vẹn là điểm quan trọng hàng đầu trong công tác lưu trữ dữ liệu của Database Management System. Có 02 loại file dễ dàng chuyển đổi vào database đó là file .xml và file .csv.

3. Các mô hình database phổ biến hiện nay

Để phân loại mô hình database ta căn cứ theo nhu cầu sử dụng, cụ thể là có database căn cứ theo mục đích sử dụng và theo hệ điều hành.

Theo mục đích sử dụng:

Database dạng file là dạng phổ biến nhất, ta có thể bắt gặp dạng này là những tập tin, thông tin lưu trữ, chia sẻ và truy cập dưới dạng file (tập tin). Các định dạng thông thường có: *.mdb Foxpro, text, ascii, *.dbf…

Database quan hệ (Relational Database) là dạng dữ liệu có mối liên hệ với nhau được lưu trữ trong các bảng dữ liệu. Một số hệ quản trị hỗ trợ database quan hệ có thể kể đến: MySQL, MS SQL server, Oracle…

Database hướng đối tượng (Object-oriented Database) là dạng dữ liệu có các tính năng hướng đối tượng (chẳng hạn, lưu trữ một số hành vi để thể hiện rõ tính cách đối tượng) và được lưu trữ trong các bảng dữ liệu. Một số hệ quản trị hỗ trợ database hướng đối tượng là MS SQL server, Oracle, Postgres SQL…

Database bán cấu trúc là dạng dữ liệu lưu dưới định dạng .xml có thông tin mô tả dữ liệu và đối tượng được trình bày trong những thẻ tag. Database bán cấu trúc có thể lưu trữ được nhiều loại data khác nhau cho nên ngày càng được nhiều người sử dụng.

Database đám mây (Cloud Database) là dạng dữ liệu được xây dựng trong các môi trường thực tế ảo.

Ngoài ra còn có database nguồn mở (Open-source Database), database đồ thị, data warehouse…

Cách chia các mô hình hoạt động của hệ thống data base

Theo hệ điều hành:

Database dùng hệ điều hành Windows có MS SQL server, MySQL, MariaDB, Oracle, MongoDB…

Database dùng hệ điều hành Linux có MySQL, MariaDB, Oracle, PostgreSQL…

Database dùng hệ điều hành MacOS có MySQL, MariaDB, Oracle, MongoDB…

4. Ưu và nhược điểm của database

Ưu điểm:

Nguồn dữ liệu thông tin có tính hệ thống, không rời rạc đáp ứng được nhu cầu khai thác của nhiều người dùng, nhiều ứng dụng cùng lúc;

Hệ thống database khắc phục được hầu hết các nhược điểm của hệ thông tin khi được tích trữ dưới dạng tệp tin như: hạn chế tối đa sự trùng lặp, kiểm soát được số người truy cập và truy cập, tăng sự chia sẻ thông tin… đảm bảo được tính nhất quán và toàn vẹn của dữ liệu;

Đảm bảo sự độc lập giữa dữ liệu và chương trình ứng dụng, cho phép thay đổi cấu trúc cũng như dữ liệu trong database mà không cần thiết phải thay đổi chương trình ứng dụng;

Trừu tượng hóa dữ liệu là một kỹ thuật sắp xếp độ phức tạp của hệ thống máy tính, theo đó, mô hình dữ liệu sẽ được sử dụng để làm ẩn lưu trữ vật lý chi tiết của dữ liệu, chỉ cho người dùng thấy được mức khái niệm của database mà thôi.

Đảm bảo dữ liệu có thể truy xuất được theo nhiều cách khác nhau, cho nhiều đối tượng người dùng khác nhau, ở đây gọi tắt là Multi-view - tính năng đa khung hình.

Những ưu điểm của hệ thống data base đối với lĩnh vực số

Nhược điểm:

Cho tính chia sẻ của Database nên chủ quyền của nó dễ bị xâm phạm;

Cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác trong database còn hạn chế vì nhiều người có thể truy cập vào database;

Trong quá trình khai thác, nguồn dữ liệu có thể bị thêm, sửa, xóa, xem bởi người dùng khác nhau, dễ dẫn đến vấn đề tranh chấp dữ liệu;

Việc lưu trữ dữ liệu tập trung có thể dẫn đến nguy cơ mất mát, sai lệch thông tin khi sự cố phát sinh, ví dụ: ổ đĩa lưu trữ bị hư hỏng, mất điện dẫn đến gián đoạn việc truy cập… Người dùng cần thiết phải chuẩn bị sẵn các cơ chế khôi phục dữ liệu, thường xuyên kiểm tra và khắc phục sự cố một cách nhanh nhất có thể.

5. Ứng dụng của database

Trong thời buổi công nghệ số như hiện nay, rất nhiều công đoạn, hệ thống quản trị, quy trình được vận hành với các thiết bị, phần mềm giúp người dùng đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Vì thế, sự ra đời của hệ quản trị database (DMS) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc kiểm soát và xử lý nguồn thông tin.

Ứng dụng trong nghiên cứu thị trường:

Đặc điểm của nghiên cứu thị trường đó là phải khảo sát số lượng mẫu lớn theo tiêu chí đã đặt ra, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu vừa nhanh, chính xác mà vẫn đầy đủ trong thời gian ngắn. Vì vậy, sử dụng DMS sẽ hỗ trợ:

- Lưu trữ giấy tờ cần thiết với khối lượng lớn;

- Dễ dàng so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng một khách hàng, cùng một chỉ tiêu;

- Tránh trùng lặp khách hàng, thiếu/sai lệch thông tin và mất dữ liệu của khách hàng trong khảo sát;

- Trích xuất tức thời một số báo cáo đơn giản;

- Giúp doanh nghiệp có cơ sở để kiểm soát thái độ làm việc của kiểm soát viên;

- Tiết kiệm chi phí về lâu dài.

Ứng dụng trong quản lý bán hàng:

Hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ đơn giản hóa công việc quản lý khách hàng hơn:

Tránh sự trùng lặp thông tin khách hàng, đơn hàng dù có nhiều bộ phận, nhân viên cùng tra cứu, nhập liệu;

- Có khả năng lưu trữ số lượng lớn về khách hàng, các giao dịch, đặc điểm, trạng thái của đơn hàng, kho hàng;

- Theo phân quyền đồng thời có thể cập nhật nhiều thông tin của cùng một khách hàng, sửa, xóa hoặc lưu thêm các thông tin chăm sóc phục vụ, từ đó, điều chỉnh các chính sách CSKH cho phù hợp nhất;

- Dễ dàng trích xuất danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch marketing đã triển khai;

- Bộ phận kế toán muốn lưu trữ các thông tin giao dịch liên quan đến đơn hàng hay chi phí phát sinh cũng thuận tiện hơn;

- Dễ dàng xem xét dữ liệu lịch sử và so sánh đánh giá doanh thu cũng như xu hướng phát triển theo từng thời kỳ khác nhau, để sắp xếp được kế hoạch ứng phó kịp thời.

Nhiều công ty, tổ chức gặp rắc rối khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Sự phân quyền trong database sẽ giúp họ giảm thiểu được rủi ro mất khách hàng vì chỉ cho phép nhân viên của công ty truy cập vào.

Ứng dụng trong quản trị nhân sự:

Không chỉ đánh giá khách hàng, sản phẩm mà tổ chức doanh nghiệp sẽ đánh giá được cả nhân viên làm việc cho mình. Hệ thống database giúp bộ phận nhân sự phân loại được thông tin của từng nhân viên khác nhau, trong đó có, thông tin cơ bản, các quyết định liên quan, hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, chức vụ… để ban lãnh đạo dễ dàng quản lý cũng như xây dựng được cơ chế thưởng phạt đích đáng, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên.

Việc xây dựng hệ thống database là thực sự cần thiết. Điều này không chỉ giúp nguồn dữ liệu thông tin được đồng nhất, sẵn sàng, không trùng lặp, mà còn có thể chia sẻ được cho nhiều người, nhiều thông tin cùng lúc, thỏa mãn được mục đích và nhu cầu người dùng khác nhau. Vega Fintech mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!