Chữ ký điện tử và lợi ích to lớn trong thời đại số

Nội dung

Chữ ký điện tử là một hình thức xác thực đang được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử. Với những lợi ích mà nó mang lại, chữ ký điện tử thực sự mang đến cho các giao dịch sự tiện lợi, thuận tiện và nhanh chóng. Vậy chữ ký điện tử thực chất là gì? Vai trò của nó ra sao? Tạo chữ ký điện tử như thế nào?

I. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (e-signature) là thông tin đi kèm theo với dữ liệu, đó có thể là văn bản, hình ảnh, video,... để nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó trong các giao dịch điện tử.

Nó cũng là một phương thức hợp pháp để thể hiện điều kiện nhận được sự đồng ý hoặc phê duyệt trên các biểu mẫu điện tử. Chữ ký điện tử cũng có thể được sử dụng để thay thế cho chữ ký viết tay trong mọi quá trình, hoàn cảnh dành cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Khái niệm về chữ ký điện tử mà bạn nên biết

Chữ ký điện tử sẽ có tính pháp lý trong hai trường hợp: trong văn bản chỉ có chữ ký và trong văn bản có cả chữ ký và dấu.

Trường hợp 1: Chữ ký điện tử sẽ xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký với văn bản được ký, phù hợp với mục đích và đủ tin cậy.

Trường hợp 2: Văn bản cần chữ ký và dấu thì chữ ký điện tử sẽ có giá trị khi: chữ ký điện tử gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh sử dụng dữ liệu; dữ liệu tạo chữ ký thuộc kiểm soát của người ký tại thời điểm ký; Các thay đổi với chữ ký điện tử hay nội dung văn bản, dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

II. Vai trò của chữ ký điện tử

Sử dụng chữ ký điện tử mang đến lợi ích to lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tối ưu hóa được các thủ tục và các quy trình giao dịch trực tuyến. Cụ thể như sau:

Rút ngắn thời gian giao dịch: Các hoạt động, quy trình giao dịch, ký kết sẽ được rút ngắn về thời gian và mang đến hiệu quả cao hơn.

Tính an toàn – bảo mật cao: So với việc ký kết bằng tay thì việc sử dụng chữ ký điện tử sẽ an toàn hơn, không thể giả mạo.

Đa dạng và linh hoạt hơn trong cách thức: Người ký có thể linh hoạt, ngồi bất kỳ đâu, bất cứ khi nào và có thể ký trên máy tính hay điện thoại mà không có trở ngại gì.

Rút gọn các quy trình chứng nhận, chứng thực giấy tờ: Với chữ ký điện tử, quy trình lập và chuyển nhận giấy tờ cho đối tác, khách hàng, cơ quan sẽ hiệu quả và nhanh chóng.

Quy trình nộp thuế đơn giản nhanh chóng hơn: Do việc kê khai nộp thuế online diễn ra dễ dàng mà không cần phải in các loại giấy tờ phức tạp.

Mục đích của việc sử dụng chữ ký điện tử hiện nay

III. Tạo chữ ký điện tử nhanh chóng

Để tạo chữ ký điện tử cần trải qua hai bước đăng ký và tạo chữ ký.

1. Về thủ tục đăng ký

Người đăng ký sẽ phải thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Giấy phép ĐKKD bản gốc hoặc bản photo công chứng.

Căn cước công dân đối với cá nhân hoặc với người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Giấy chứng nhận ĐK thuế với doanh nghiệp.

Thủ tục tạo chữ ký điện tử nhanh chóng, an toàn

Bước 2: Gửi hồ sơ

Các tổ chức, cá nhân khi đã chuẩn bị xong giấy tờ thì phải liên hệ với nhà cung cấp chữ ký điện tử để làm thủ tục đăng ký. Các hỗ trợ sẽ tiến hành qua kênh email hoặc qua tổng đài sau đó sẽ gửi bản hồ sơ giấy khi bàn giao chữ ký điện tử.

Bước 3: Cấp chữ ký điện tử

Nhà cung cấp sẽ bàn giao chữ ký điện tử và hướng dẫn cá nhân, doanh nghiệp sử dụng.

2. Về tạo chữ ký điện tử

Cá nhân, doanh nghiệp thực hiện trên Microsoft Word như sau:

Bước 1: Mở Microsoft Word chọn Insert và vào tab Signature Line

Bước 2: Khi màn hình xuất hiện hộp Signature Setup, bạn sẽ tiến hành nhập thông tin về chữ ký (tên, tiêu đề, email và ghi chú).

Bước 3: Sau khi thực hiện xong các thao tác, tại nơi thêm vào văn bản sẽ có chữ ký.

Quy trình tạo chữ ký điện tử hiện nay

IV. So sánh chữ ký điện tử và chữ ký số

Với những thông tin trên về chữ ký số, chúng tôi hy vọng rằng người đọc sẽ có cho mình những thông minh hữu ích nhất liên quan đến chữ ký điện tử để ứng dụng trong công việc của mình. Tham khảo thêm các thông tin về công nghệ tài chính nhanh chóng, kịp thời tại Vegafintech.vn nhé!