Hotline là gì? Các thiết lập hotline cho doanh nghiệp

Nội dung

Hotline là một trong những xu thế phát triển mới trong lĩnh vực marketing, chăm sóc, hỗ trợ khách hàng của các doanh nghiệp. Nó được ra đời để thực hiện các hoạt động tư vấn, quảng bá, tìm kiếm nguồn khách hàng mới. Với những ưu thế nổi bật đó, hotline ngày càng được ưa chuộng và trở thành một công cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về hotline và cách thiết lập, lựa chọn hotline phù hợp, các đơn vị kinh doanh có thể tham khảo thêm những thông tin được chia sẻ dưới đây nhé!

I. Hotline là gì?

Số hotline là một kênh liên lạc được sử dụng phổ biến hiện nay của doanh nghiệp. Các công ty sẽ mua số hotline và dùng nó để tiếp nhận các phản hồi của khách hàng khi có nhu cầu.

Hotline được dùng phổ biến trong các ngành hàng kinh doanh và các dịch vụ chăm sóc khách hàng để thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại.

Nó cũng mang đến những hiệu quả tốt trong việc marketing và tạo niềm tin cho khách hàng, giúp họ hài lòng hơn khi sử dụng dịch vụ.

Thông tin về hotline hiện nay

II. Các đầu số hotline hiện nay

Trên thị trường hiện nay, có những đầu số hotline phổ biến như sau:

1. Đầu số 1900

Đặc điểm của hotline 1900 là:

Nó có quy định về mức chiết khấu cho doanh nghiệp; có công thức tính cước theo 1 + 1, nghĩa là từ 61s trở đi sẽ được tính là 2 phút và người người sẽ bị tính phí.

Đầu số 1900 chỉ nhận cuộc gọi tới và không thực hiện được việc gọi ra ngoài.

Ưu điểm của hotline 1900

Định dạng của đầu số 1900 có 2 dạng phổ biến, 1 là hotline 8 số (1900 xxxx) hoặc 10 số (1900 xx xx xx). Việc đăng ký sử dụng đầu số này được thao tác dễ dàng mà không bị bó hẹp, ràng buộc trong mã vùng hay địa lý.

Dễ nhớ

Chuyên nghiệp

Có chiết khấu

Hạn chế của hotline 1900

Thông tin về cước phí sẽ được nói ngay trong lời chào của tổng đài

Công ty khó lựa chọn được đầu số theo ý muốn

Thông tin về đầu số 1900

2. Đầu số Hotline 1800

Đặc điểm của hotline có đầu số 1800

Miễn phí cước gọi vào cho người gọi đến đầu số này, tất cả các loại cước phát sinh sẽ do doanh nghiệp chi trả thay khách hàng.

Đầu số 1800 thích hợp cho những doanh nghiệp lớn, có tiềm lực về kinh tế và nguồn khách hàng lớn.

Ưu điểm

Giúp cho khách hàng thoải mái hơn, hài lòng hơn, tương tác nhiều với doanh nghiệp nên việc chăm sóc khách hàng cũng được tốt hơn.

Không bị gò bó trong mã vùng hay địa lý.

Dễ nhớ, ngắn gọn.

Nhược điểm

Chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả khá cao, gồm: Chi phí ban đầu, phí viễn thông.

Dễ bị spam do đặc trưng của cuộc gọi miễn phí

Đầu số 1800 được sử dụng nhiều với những ưu điểm nhất định

3. Đầu số cố định

Đặc điểm:

Đầu số cố định sẽ có đặc trưng riêng là tính phổ biến và có mã vùng riêng. Nó có thể tương tác 2 chiều có thể nhận cuộc gọi và cũng có thể gọi cho khách hàng.

Tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sở hữu 1 đầu số cố định khi đăng ký kinh doanh để xác minh thông tin liên hệ.

Ưu điểm

Chi phí thuê bao rẻ.

Có thể gọi nghe 2 chiều.

Tạo cảm giác yên tâm, uy tín.

Dễ nhận diện được vùng khi gọi đến.

Nhược điểm:

Đầu số dài (11) số nên sẽ khá khó nhớ và đồng bộ.

Các chi nhánh ở các tỉnh thành sẽ khó chọn đầu số giống nhau, khó khăn trong việc đồng bộ, nhận diện thương hiệu.

Những đầu số cố định trên thị trường viễn thông

4. Đầu số di động

Đặc điểm:

Với sự phát triển của công nghệ, đầu số di động đã được tích hợp vào tổng đài để làm số hotline cho các doanh nghiệp.

Ưu điểm

Đầu số di động đang được dùng phổ biến

Chi phí thuê bao khá thấp

Không phụ thuộc mã vùng

Dễ nhớ, dễ chọn theo ý.

Nhược điểm:

Tạo tâm lý dè chừng vì số di động thường mặc định cho số cá nhân

Cước gọi ngoại mạng không rẻ.

III. Những yếu tố tạo nên tổng đài hotline

Những yếu tố cơ bản cấu thành nên số hotline

Dưới đây là những yếu tố để tạo nên tổng đài hotline:

1. Đầu số

Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một đầu số hotline phù hợp với mục đích của mình để tạo tổng đài như đã nói ở trên.

Việc đăng ký khá đơn giản và có thể liên hệ với nhà mạng cung cấp đầu số để đăng ký.

2. Hệ thống tổng đài

Đây là nơi để quản lý mọi cuộc gọi ra vào. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng giải pháp tổng đài ảo để quản lý với những ưu điểm như: hiệu quả; chuyên nghiệp; tích hợp; tối ưu được chi phí.

3. Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối được dùng để quản lý tổng đài ảo với thiết bị phần cứng là IP phone, tai nghe hoặc sử dụng softphone cài lên các thiết bị máy tính hoặc di động.

Softphone tiện lợi, tính di động cao nhưng độ ổn định lại không cao.

4. Đường truyền Internet

Internet là một yếu tố bắt buộc khi sử dụng tổng đài. Vì thế, phải có một đường truyền riêng ổn định, ngoài ra cần phải dự phòng đường truyền khác để tránh sự cố ở đường truyền chính.

IV. Cách đăng ký hotline doanh nghiệp

Cách đăng ký số hotline nhanh chóng, đơn giản

Bước thứ nhất:

Đăng ký hotline bằng cách các doanh nghiệp sẽ tự lựa chọn cho mình đầu số phù hợp, sau đó cung cấp bản sao giấy phép kinh doanh hoặc căn cước công dân; giấy ủy quyền hoặc giới thiệu; số tài khoản công ty nếu đăng ký đầu số 1900).

Bước thứ hai:

Thuê tổng đài ảo IP hoặc call center để tạo hiệu quả tổng đài nội bộ, cần phải cung cấp pháp nhân giấy phép kinh doanh.

Bước thứ ba:

Đưa hotline vào hoạt động với các thông tin về doanh nghiệp.

Sau đó, từ 1 đến 3 ngày nhân viên của đơn vị cung cấp sẽ hoàn thành các thủ tục và lắp đặt hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho các bạn thông tin chi tiết về dịch vụ Hotline và cách thiết lập cho doanh nghiệp. Cần thêm thông tin về công nghệ hotline và xử lý chuỗi cuộc gọi, hãy tham khảo Vegafintech.vn bạn nhé!