Trình tự quy trình xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác

Nội dung

Trong giai đoạn khoa học và kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, quy trình xử lý thông tin gắn liền với các công cụ tính toán điện tử và phương pháp chuyên dụng, biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành thông tin kết quả. Từ đó giúp việc xử lý lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh và hiệu quả hơn.

1. Mục đích của việc xử lý thông tin

Có thể nói quy trình xử lý thông tin đang giữ vai trò to lớn đối vớ i công tác quản lý và quản trị kinh doanh trong nhiều lĩnh vực. Khi các thông tin cần thiết được đưa ra kịp thời, nhanh chóng và chính xác sẽ góp phần hỗ trợ các bộ phận quản lý đưa ra quyết định chuẩn xác, mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Thông tin sau khi được thu thập phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, ý nghĩa, giá trị và tính xác thực của thông tin, cung cấp được các số liệu chính xác để đảm bảo không xảy ra bất cứ sai lầm nào, đồng thời có thể phản ánh toàn diện các mặt của một hiện tượng, để có thể đưa ra quyết định xử lý thông tin chính xác, hợp lý.

Xử lý thông tin còn giữ vai trò định hướng giải quyết các công việc có trọng tâm, trọng điểm, đúng và sát thực tiễn. Ngược lại nếu không có thông tin hoặc thông tin không chính xác sẽ không đáp ứng được yêu cầu và ảnh hưởng rất lớn tới từng bộ phận khác nhau.

Xử lý thông tin giúp người dùng lựa chọn được thông tin đảm bảo yêu cầu, đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc

2. Trình tự của quy trình xử lý thông tin chính xác

Trước đây quy trình biến đổi dòng dữ liệu đầu vào thành dòng thông tin kết quả và được áp dụng trong công việc diễn ra với nhiều bước phức tạp. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ, trình tự của quá trình xử lý thông tin gồm 4 bước nhanh chóng, hiệu quả như sau:

Bước 1: Thu thập thông tin

Đây là bước có vai trò quan trọng bởi chỉ khi thu thập được các thông tin cần thiết thì số liệu mới đảm bảo chính xác, phản án toàn diện các mặt trong hoạt động của tổ chức.

Mục tiêu thu thập thông tin cần đặt ra rõ ràng và cụ thể như số lượng chỉ tiêu cần thu thập, số lượng chỉ tiêu cần xử lí…

Trên cơ sở đó người thực hiện đưa ra quyết định nên thu thập loại thông tin gì, khối lượng bao nhiêu, thời gian, phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công, tự động hoá)…

Bước đầu tiên trong trình tự của quá trình xử lý thông tin là “thu thập thông tin"

Bước 2: Xử lí thông tin

Xử lí thông tin là công đoạn thứ 2 trong thứ tự của quá trình xử lý thông tin, có vai trò quyết định, bao gồm các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp/phân chia thông tin thành nhóm, tính toán theo các chỉ tiêu…

Kết quả của việc xử lý thông tin sẽ là các bảng số liệu, biểu đồ, con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của doanh nghiệp/tổ chức. Bao gồm 2 bộ phận:

+ Bộ phận kết xuất thông tin: Liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ), các hệ thống lý đơn hàng. Các thông tin kết xuất từ hệ thống là thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp người quản lý đưa ra quyết định đúng.

+ Bộ phận xử lí: Các hoạt động xử lí đều dựa trên chuẩn, quy trình, quy tắc quản lí của tổ chức, thông qua con người giúp tiến hành công việc, máy tính để thực thì phần mềm.

Bước 3: Xuất thông tin

Chuyển đổi hay xuất thông tin ra ngoài thông qua các thiết bị đầu ra để sử dụng lâu dài. Các thông tin này có thể được lưu trữ dưới dạng file, cơ sở dữ liệu.

Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa CD, đĩa từ, băng từ, trống từ… Ngoài ra có thể lưu các thông tin dưới dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.

Thông tin được lưu dưới dạng file, cơ sở dữ liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng lâu dài

Bước 4: Truyền đạt thông tin

Các bộ phận trong tổ chức hoặc bên ngoài có nhu cầu sử dụng sẽ tiếp nhận các kết quả thu được từ trình tự của quá trình xử lý thông tin. Các thông tin này nên lưu lại, ghi nhớ nhằm mục đích sử dụng nhiều lần trong công việc.

Quy trình xử lý thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh doanh. Nó cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác, từ đó hỗ trợ các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả.

Mong rằng, những thông tin mà Vega Fintech mang đến sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!